Tu espacio de trabajo
¿Quién puede ver lo que subo?
La gente de vuestra organización con permiso para esa carpeta. Ni los demás clientes, ni nosotros por gusto.
**Lo ven las personas de vuestra propia organización que tengan permiso sobre esa carpeta, y nadie más.** Otra empresa que use la plataforma no ve nada vuestro: cada organización está separada de las demás.
Quién ve qué
| Quién | Qué ve |
|---|---|
| Vuestros compañeros con permiso | Lo de su carpeta o proyecto |
| Vuestros compañeros sin permiso | Nada de esa carpeta |
| Un participante externo | Solo lo suyo, por su enlace |
| **Otra organización** | **Nada. Nunca** |
Importante
**Si algo es sensible, la pregunta no es «¿está seguro?» sino «¿quién de los míos tiene permiso?».** El escenario realista no es que entre un desconocido: es que lo abra un compañero que no debería, porque la carpeta se creó con permisos amplios y nadie los revisó desde entonces. Eso se arregla mirando los permisos de la carpeta, no cambiando de sitio el documento.
Lo que conviene revisar de vez en cuando
Ojo con esto
Un matiz que suele tranquilizar y conviene decir entero: **que el soporte pueda ayudaros no significa que alguien esté leyendo vuestros documentos**. Los accesos del personal que da soporte quedan registrados, se hacen para resolver algo que habéis pedido, y no son un paseo libre por vuestro archivo. Si alguna vez queréis saber quién ha visto un documento, eso es una pregunta con respuesta: el historial del documento la tiene.
›¿Lo ve mi jefe?
Si tiene permiso sobre esa carpeta, sí. Es lo mismo que en cualquier archivo compartido.
›¿Puede verlo otro cliente vuestro?
No. Las organizaciones no se ven entre sí.
›¿Puedo saber quién ha abierto un documento?
Sí: queda registrado quién hizo qué y cuándo.
Un caso real
La situación
Alguien duda si subir un documento delicado porque no sabe quién lo verá.
Qué haces
- Mira los permisos de la carpeta antes de subirlo y los ajusta si hacen falta
Qué consigues
El documento se sube al sitio correcto en vez de quedarse en el escritorio de alguien.
La situación
Una carpeta creada «para todos» hace dos años guarda hoy documentación de personal.
Qué haces
- Revisa quién tiene acceso y lo reduce a quien lo necesita
Qué consigues
Deja de haber gente con acceso a algo que nadie decidió darles.
La situación
Se sube algo sensible sin saber quién lo verá.
Qué haces
- Comprueba quién tiene acceso a ese expediente
Qué consigues
Se sube sabiendo.
La situación
Todo el equipo ve todo por defecto.
Qué haces
- Limita el acceso según el trabajo
Qué consigues
Lo sensible queda donde debe.
La situación
Se comparte con un externo y ve más de lo previsto.
Qué haces
- Comprueba el alcance del acceso antes de compartir
Qué consigues
Ve lo suyo y nada más.
La situación
Se quiere saber quién ha abierto un documento.
Qué haces
- Consulta el registro de accesos
Qué consigues
La pregunta tiene respuesta.
Este artículo responde a
- quien ve los documentos que subo
- mis documentos los ve otra empresa
- puede verlo todo el mundo de mi empresa
- quien tiene acceso a mis archivos