Tu espacio de trabajo
El papel de auditor: mirar sin tocar
Para quien tiene que revisar y no debería poder cambiar nada, ni siquiera sin querer.
Hay gente que entra a comprobar, no a trabajar: un auditor externo, la asesoría, alguien de calidad de vuestro cliente, un socio que quiere ver cómo va. Darles el mismo papel que a quien opera es cómodo el primer día y molesto el resto del año.
Por qué conviene el papel de solo lectura
| Con papel de edición | Con papel de auditor |
|---|---|
| Puede cambiar algo sin querer | No puede, y eso tranquiliza a las dos partes |
| Sus acciones se mezclan con las del equipo | Lo que hace se distingue en el registro |
| Hay que confiar en que no toque | No hace falta confiar: no puede |
| Si toca algo, cuesta explicarlo | Su revisión no altera lo revisado |
Importante
La cuarta fila es la que de verdad importa en una auditoría. Si quien revisa puede modificar, cualquier diferencia posterior admite la pregunta incómoda de si la tocó él. Un papel que no permite escribir elimina esa duda para siempre, y protege al auditor tanto como a vosotros.
Lo que sí puede hacer alguien con ese papel
Es exactamente lo que necesita para hacer su trabajo. Si en algún momento hace falta que aporte algo —un informe, un acta—, mejor que os lo mande y lo subáis vosotros: así el expediente sigue teniendo un solo dueño.
Ojo con esto
El matiz que a veces sorprende: **solo lectura no es invisible**. Lo que consulta queda en el registro de actividad igual que cualquier otra acción, con su nombre y su hora. Eso es deseable —permite responder años después a quién vio qué—, pero conviene decírselo a quien entra, sobre todo si es alguien de fuera. No es vigilancia: es la misma trazabilidad que se le exige a todo lo demás.
Cuándo NO usarlo
- 1
Si esa persona va a aportar documentación
Entonces no es un revisor: es un participante, y hay vías mejores.
- 2
Si solo tiene que ver un documento concreto
No hace falta darle acceso: se le manda por su enlace.
- 3
Y si es alguien de vuestro equipo que se queja del papel
Probablemente necesite otro, no que le levantéis el que tiene.
Ten en cuenta
Como cualquier acceso de fuera, este también conviene retirarlo cuando termina el encargo, y no cuando alguien se acuerde. Un auditor de hace dos años que sigue pudiendo entrar es el hallazgo más incómodo de vuestra propia revisión de permisos.
›¿Ocupa plaza?
Sí, cuenta como usuario mientras esté activo; por eso se retira al terminar.
›¿Puede exportar?
Depende de lo que le habilitéis. Si va a exportar, mejor saberlo antes que descubrirlo después.
›¿Y si necesita ver algo que no le he dado?
Que lo pida: ampliar es un minuto y queda constancia de qué se amplió y cuándo.
Un caso real
La situación
Una empresa da papel de edición a su auditor externo para que no le falte nada.
Qué haces
- Le da el papel de solo lectura y le explica que su consulta queda registrada
- Retira el acceso al cerrar el informe
Qué consigues
La auditoría se hace sin que nadie pueda dudar de si el revisor tocó lo revisado.
La situación
Un auditor pide acceso y se le da uno de edición.
Qué haces
- Le da acceso de solo lectura
Qué consigues
Mira sin poder tocar.
La situación
Se teme que el auditor modifique algo sin querer.
Qué haces
- Usa el perfil que no permite escribir
Qué consigues
El riesgo desaparece.
La situación
El auditor termina y su acceso sigue activo.
Qué haces
- Retira el acceso al terminar
Qué consigues
El acceso refleja quién colabora hoy.
La situación
No queda constancia de qué consultó.
Qué haces
- Consulta el registro de accesos
Qué consigues
Se sabe qué se le enseñó.
La situación
El auditor solo necesita ver una parte.
Qué haces
- Limita el alcance a lo que corresponde
Qué consigues
Ve lo pedido y nada más.
Este artículo responde a
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- acceso para un auditor externo