Tu espacio de trabajo
Trabajar con varias empresas
Cuándo conviene una sola organización con equipos y cuándo hacen falta varias.
La pregunta aparece en cuanto hay más de una sociedad, una filial o una marca. La respuesta depende de una sola cosa: si la gente y los documentos se cruzan o no.
| Situación | Qué conviene |
|---|---|
| Varias marcas, mismo equipo, mismos proveedores | Una organización con equipos |
| Sociedades distintas que comparten administración | Una organización con equipos y permisos acotados |
| Filiales con equipos que no deben verse | Organizaciones separadas |
| Un despacho que gestiona a sus clientes | Una organización, un equipo o carpeta por cliente |
La regla práctica
Empieza con una organización. Separar después es más fácil que juntar: mover documentos entre organizaciones es trabajo, y partir un histórico es lo que hace que luego no cuadre nada.
Importante
Si dos sociedades del grupo compiten o tienen socios distintos, sepáralas de verdad. Un permiso mal puesto entre equipos de la misma organización es un error de configuración; entre organizaciones distintas, no puede pasar.
Lo que se comparte y lo que no
- Dentro de una organización: contactos, plantillas, saldo y configuración.
- Entre organizaciones: nada. Son cuentas independientes.
Ten en cuenta
Una persona puede pertenecer a varias organizaciones y cambiar entre ellas, sin que eso mezcle nada.
›¿Se puede mover un expediente de una a otra?
Es trabajo manual. Por eso conviene decidirlo antes.
›¿El saldo es común?
Dentro de una organización, sí. Entre organizaciones, no.
›¿Y para facturar por separado?
Depende de vuestro caso; consultadlo antes de montar la estructura.
Un caso real
La situación
Un grupo con tres sociedades y una administración común duda entre una cuenta o tres.
Qué haces
- Monta una organización con un equipo por sociedad
- Acota los permisos de cada equipo
Qué consigues
La administración trabaja con todas y cada sociedad solo ve lo suyo, sin triplicar plantillas ni contactos.
La situación
Se mezclan documentos de dos empresas del grupo.
Qué haces
- Separa cada empresa en su organización
Qué consigues
Cada una tiene lo suyo.
La situación
Una persona trabaja para dos empresas del grupo.
Qué haces
- Le da acceso a las dos con una sola cuenta
Qué consigues
No duplica cuentas ni contraseñas.
La situación
Un informe mezcla datos de varias empresas.
Qué haces
- Consulta por organización
Qué consigues
Cada cifra corresponde a quien es.
La situación
Un cliente pregunta por la empresa equivocada.
Qué haces
- Comprueba en qué organización está el expediente
Qué consigues
Se contesta desde la que corresponde.
La situación
Se comparte algo de una empresa desde otra.
Qué haces
- Comparte desde la organización propietaria
Qué consigues
El rastro apunta a quien corresponde.
Este artículo responde a
- gestionar varias sociedades en una cuenta
- separar filiales o marcas
- una organización o varias
- grupo de empresas documentación