Industria
Renovables y eficiencia energética
Proyectos con subvención, muchas subcontratas y una justificación que llega meses después.
Un proyecto de renovables junta dos cosas que ya son difíciles por separado: obra con subcontratas, y una justificación de ayuda pública que se presenta cuando la obra terminó hace meses y la gente ya no se acuerda.
Las tres capas
| Capa | Módulo | Cuándo se necesita |
|---|---|---|
| Subcontratas y su documentación | Trackline | Durante la obra |
| Contrato y conformidades con el cliente | Consigne | Al inicio y a la entrega |
| Evidencias de ejecución | SmartCheck | Durante, no al justificar |
Importante
La justificación de una ayuda se prepara durante la obra o no se prepara. Fotos, albaranes y certificados reunidos a posteriori tienen dos problemas: falta la mitad, y lo que hay no tiene fecha fiable. Certificarlo mientras ocurre cuesta minutos; reconstruirlo después cuesta semanas y a veces no se puede.
Marcos que se citan
Reglamentación eléctrica y de instalaciones, requisitos de legalización y puesta en servicio ante la administración competente, condiciones de las convocatorias de ayudas, y —cuando hay obra— coordinación de actividades empresariales. Los requisitos de justificación los fija cada convocatoria; leedla al principio, no al final.
Ojo con esto
Las convocatorias de ayudas suelen exigir documentación con requisitos de forma muy concretos y plazos que no se amplían. Perder una ayuda por un papel es la forma más cara de aprender esto.
Ten en cuenta
Si hacéis muchos proyectos parecidos, la justificación es siempre casi la misma. Montada como proceso, se va rellenando sola mientras la obra avanza.
›¿Puedo dar acceso al cliente durante la obra?
Sí, de consulta y acotado a su proyecto.
›¿Y las evidencias que pide la convocatoria?
Se van certificando a medida que ocurren, no al final.
›¿Sirve para varias obras a la vez?
Un expediente por proyecto, con sus subcontratas dentro.
Un caso real
La situación
Una instaladora pierde parte de una ayuda por no poder justificar evidencias de ejecución.
Qué haces
- Certifica fotos y albaranes durante la obra
- Monta la justificación como proceso desde el inicio
Qué consigues
El siguiente proyecto llega a la justificación con todo reunido y fechado, sin reconstruir nada.
La situación
La documentación de una instalación se dispersa tras la puesta en marcha.
Qué haces
- La reúne en el expediente de la instalación
Qué consigues
Quien mantiene encuentra lo que se puso.
La situación
Las revisiones por calendario se olvidan.
Qué haces
- Avisa de cada vencimiento con antelación
Qué consigues
El calendario se cumple solo.
La situación
El cliente pide justificar la producción de un periodo.
Qué haces
- Consulta los registros de esa fecha
Qué consigues
Se contesta con el archivo.
La situación
Se sustituye un componente y la documentación sigue igual.
Qué haces
- Actualiza el expediente con cada cambio
Qué consigues
El papel describe lo que hay instalado.
La situación
Una subvención pide justificar la instalación años después.
Qué haces
- Conserva el expediente completo con su fecha
Qué consigues
La justificación sale del archivo.
Este artículo responde a
- justificación de subvención documentación
- documentación de instalación fotovoltaica
- subcontratas en proyectos renovables
- certificado de instalación y legalización