Construcción
Instaladores y empresas de mantenimiento
Muchas intervenciones pequeñas, cada una con su certificado y su firma.
Un instalador no tiene el problema de la obra grande —pocos expedientes enormes— sino el contrario: cientos de intervenciones pequeñas al año, cada una con su parte, su certificado y su firma. Lo que no escala aquí es el papel.
Los tres módulos en el día a día
| Qué | Módulo | Cuándo |
|---|---|---|
| Documentación de la empresa para entrar a trabajar | Trackline | Una vez por cliente, y renovaciones |
| Parte de trabajo y conformidad del cliente | Consigne | En cada intervención, desde el móvil |
| Estado previo y posterior de la instalación | SmartCheck | Cuando hay riesgo de discusión |
Lo que más cambia: firmar en el sitio
La conformidad firmada en el momento, desde el móvil del técnico o del cliente, evita el circuito de siempre: parte en papel, se moja o se pierde, se reclama al mes, y acabas facturando sin conformidad.
Importante
Los certificados de instalación y las revisiones periódicas caducan y suelen ser exigibles ante inspección. Marcarlos con su vencimiento es lo que convierte el archivo en algo que avisa; qué revisiones aplican a cada instalación lo dice la normativa sectorial y vuestro asesor.
Ojo con esto
Si el técnico firma en nombre del cliente «porque no estaba», la conformidad no vale y además crea un problema mayor que el que resolvía. Que firme quien recibe, aunque sea al día siguiente desde su móvil.
Ten en cuenta
Con muchas intervenciones iguales, la plantilla es donde está el ahorro: el parte se manda con dos datos y sale ya con el alcance escrito.
›¿Funciona sin cobertura en el sitio?
El técnico puede lanzarlo al recuperar señal; el cliente firma desde su propio móvil cuando le llega.
›¿Se puede adjuntar fotos al parte?
Sí, y en instalaciones suele ser lo que evita la discusión.
›¿Y los mantenimientos programados?
Se montan como proceso recurrente, con su aviso de vencimiento.
Un caso real
La situación
Un instalador con 400 intervenciones al año pierde partes en papel y factura sin conformidad.
Qué haces
- Manda el parte a firmar desde el móvil al terminar
- Adjunta fotos de la instalación
Qué consigues
Deja de haber facturas discutidas por trabajos que nadie firmó.
La situación
Cinco clientes piden los mismos documentos en cinco portales.
Qué haces
- Mantiene un único original al día
Qué consigues
Se responde a los cinco sin rehacer el trabajo.
La situación
Un técnico se queda en la puerta por su formación.
Qué haces
- Avisa de lo que caduca por persona
Qué consigues
La renovación se hace antes del cuadrante.
La situación
Se sube un equipo y su documentación está en otro sitio.
Qué haces
- Guarda la documentación del equipo junto al equipo
Qué consigues
Lo que viaja se encuentra donde está.
La situación
El parte de trabajo llega a oficina días después.
Qué haces
- Captura el parte en el propio servicio
Qué consigues
El mes se cierra con lo que ocurrió.
La situación
Un cliente pide justificar una intervención de hace un año.
Qué haces
- Conserva el histórico por cliente e instalación
Qué consigues
Se contesta sin reconstruir.
Este artículo responde a
- certificados de instalación
- partes de trabajo firmados por el cliente
- mantenimiento preventivo documentación
- instalador boletines y revisiones