Informes y calidad
La auditoría interna, sin teatro
Sirve para encontrar problemas antes que otro. Si no encuentra ninguno, algo va mal.
La auditoría interna tiene un problema de origen: la hace alguien de casa, que conoce a todo el mundo y sabe qué mirar para no incomodar. Y así es como acaba siendo un trámite que no encuentra nada y no sirve para nada.
La señal de que está siendo un teatro
Importante
Una auditoría interna que no encuentra nada no demuestra que todo va bien: demuestra que no se está buscando. Y es peor que no hacerla, porque además genera la falsa tranquilidad de que ya se ha mirado.
Qué mirar para que sirva
| Área | La pregunta útil |
|---|---|
| Proveedores | ¿Cuántos tienen algo caducado ahora mismo? |
| Registros | ¿Se rellenaron cuando ocurrieron o después? |
| Formación | ¿Quién está haciendo algo para lo que le caducó la formación? |
| No conformidades | ¿Cuántas llevan más de seis meses abiertas? |
| Accesos | ¿Hay cuentas de gente que ya no está? |
Las cinco se responden con un filtro, no con una entrevista. Esa es la diferencia entre auditar y preguntar si todo va bien.
Ojo con esto
No convirtáis los hallazgos en una lista de culpables. Una auditoría interna que se usa para señalar a personas deja de recibir información al año siguiente: la gente ordena para la foto y el problema sigue debajo.
Ten en cuenta
Los hallazgos que encontráis vosotros valen más que los que encuentra un auditor externo, porque llegan antes y os los apuntáis a favor. Encontrar cuatro cosas en la interna es un buen resultado, no un mal dato.
›¿Cada cuánto conviene hacerla?
Anual como mínimo; semestral si estáis en pleno cambio.
›¿La puede hacer quien lleva el área?
Es mejor que no: se audita mal lo propio, aunque se quiera hacer bien.
›¿Hay que documentarla?
Sí, con sus hallazgos y su cierre. Una auditoría sin registro no ocurrió.
Un caso real
La situación
Una empresa hace su auditoría interna anual y nunca encuentra nada.
Qué haces
- Cambia las preguntas por cinco filtros concretos
- La hace alguien de otra área
Qué consigues
Encuentra siete cosas, cinco se arreglan esa semana, y la auditoría externa pasa sin sorpresas.
La situación
La auditoría interna se prepara la semana antes creando registros a posteriori.
Qué haces
- Audita sobre lo que hay registrado de verdad
- Anota los hallazgos con responsable y fecha
- Revisa a los tres meses si se cerraron
Qué consigues
La auditoría interna sirve para encontrar cosas en lugar de para aprobar un examen.
La situación
Se audita todo cada vez y no da tiempo.
Qué haces
- Rota las áreas por periodos
Qué consigues
Cada área se mira a fondo cuando le toca.
La situación
Los hallazgos se anotan y nadie los cierra.
Qué haces
- Consulta los abiertos una vez al mes
Qué consigues
La lista baja.
La situación
El auditor interno audita su propia área.
Qué haces
- Cruza las áreas entre auditores
Qué consigues
El hallazgo es creíble.
La situación
Se audita y no queda constancia de qué se revisó.
Qué haces
- Registra el alcance y lo revisado
Qué consigues
La auditoría es demostrable.
Este artículo responde a
- cómo hacer una auditoría interna
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- hallazgos de auditoría interna