Informes y calidad
Registrar una no conformidad
Lo que salió mal, qué se hizo y cómo demostrarlo después.
Una no conformidad no es un fracaso que ocultar: es la prueba de que el sistema detecta cosas. Lo que un auditor mira mal no es que existan, es que no haya ninguna registrada — o que estén todas abiertas.
Lo que hay que poder demostrar
- 1
Qué pasó y cuándo se detectó
Con fecha. La distancia entre que ocurre y que se detecta es en sí un indicador.
- 2
Qué se hizo de inmediato
La corrección: parar el lote, rehacer el trabajo, avisar al cliente.
- 3
Por qué pasó
La causa, no el culpable. Un registro que nombra personas deja de rellenarse.
- 4
Qué se cambió para que no vuelva
La acción correctiva, con responsable y fecha.
- 5
Si funcionó
El cierre. Sin esto, la no conformidad queda abierta para siempre.
Importante
El paso que más se salta es el último. Un registro lleno de no conformidades abiertas desde hace dos años es peor que no tenerlo: demuestra que se detecta y no se corrige, que es exactamente lo contrario de lo que quería demostrar.
Lo que conviene adjuntar
Ojo con esto
Si la no conformidad afecta a un cliente o a un tercero, avisar es parte de la corrección y suele tener plazos. No lo dejes para cuando esté todo analizado.
Ten en cuenta
Escribid la causa en una frase que no nombre a nadie. «El procedimiento no decía quién revisaba» se corrige; «se le pasó a Juan» no.
›¿Sirve para una auditoría ISO?
Es exactamente el registro que se pide, con sus fechas y sus evidencias.
›¿Y las que no llegan a nada?
Se cierran indicando que no requerían acción. Cerrar es parte del registro.
›¿Quién debe poder abrirlas?
Cuanta más gente, mejor. Una no conformidad que solo puede abrir un jefe se queda sin abrir.
Un caso real
La situación
Un auditor pide el registro de no conformidades y encuentra treinta abiertas desde hace dos años.
Qué haces
- Se cierran las que ya no aplican, indicando por qué
- Se asigna responsable y fecha a las cinco reales
Qué consigues
El registro pasa de ser una prueba en contra a ser lo que demuestra que el sistema funciona.
La situación
Una no conformidad se anota en un correo y a los tres meses nadie sabe si se cerró.
Qué haces
- Regístrala en el expediente con responsable y fecha
- Anota qué acción se acordó y para cuándo
- Consulta las que siguen abiertas una vez al mes
Qué consigues
La no conformidad deja de vivir en una bandeja y se cierra o se explica por qué no.
La situación
Se registra sin decir qué la causó.
Qué haces
- Anota la causa junto al hecho
Qué consigues
El análisis parte de algo.
La situación
Se cierran todas el día antes de la auditoría.
Qué haces
- Revísalas con cadencia propia
Qué consigues
El cierre significa algo.
La situación
La misma no conformidad se repite y nadie lo nota.
Qué haces
- Consulta el histórico por tipo
Qué consigues
El patrón se ve y se ataca la causa.
La situación
Un auditor pide el histórico y hay que reconstruirlo.
Qué haces
- Consulta el registro con sus fechas
Qué consigues
Se entrega sin recomponer nada.
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