Informes y calidad
Prepararse para una certificación
Los seis meses de antes, y qué se puede montar mientras tanto.
Certificarse por primera vez asusta más de lo que cuesta, y por una razón concreta: se cree que hay que documentarlo todo. No es eso. Lo que se comprueba es que hacéis lo que decís que hacéis, y que se puede demostrar con fechas.
Lo que de verdad se mira
| Lo que el auditor quiere ver | Lo que NO le importa |
|---|---|
| Que hay un proceso escrito y que se sigue | Que el documento sea bonito |
| Que los registros tienen fecha y no se rellenaron después | Que haya muchos registros |
| Que detectáis fallos y los cerráis | Que no haya fallos |
| Que la gente sabe qué tiene que hacer | Que se lo sepan de memoria |
Importante
El punto que más suspende no es la falta de documentos: es que los registros se rellenaron todos la semana antes de la auditoría. Un cuaderno perfecto con la misma letra y la misma tinta en doce meses lo detecta cualquier auditor con experiencia, y a partir de ahí desconfía de todo lo demás.
Qué montar en los seis meses previos
- 1
Los registros que se rellenan de continuo
Certificados periódicamente, para que su fecha no dependa de vosotros.
- 2
El control de proveedores
Con caducidades marcadas, que es lo que demuestra que se vigila y no se mira una vez al año.
- 3
El registro de no conformidades
Aunque esté casi vacío. Uno vacío es sospechoso; uno con tres detectadas y cerradas es una prueba a favor.
- 4
La formación de quien hace cada cosa
Con su fecha y su caducidad.
Ojo con esto
No montéis procesos que no vais a seguir para que queden bien en la auditoría. Un procedimiento escrito que nadie cumple es peor que no tenerlo: el auditor pregunta a la gente, no solo lee papeles.
Ten en cuenta
La primera certificación cuesta; las renovaciones, mucho menos. Si lo que montáis funciona de verdad, la segunda auditoría es enseñar lo que ya hay.
›¿Necesito documentarlo todo?
No. Lo que la norma pida y lo que de verdad hagáis; documentar lo que no hacéis solo crea problemas.
›¿Sirve tener los registros en digital?
Sí, y con fecha cierta pesan más que en papel.
›¿Cuánto se tarda?
Depende de la norma y de vuestro punto de partida; preguntad a vuestra certificadora antes de poner fecha.
Un caso real
La situación
Una empresa prepara su primera certificación rellenando doce meses de registros en dos semanas.
Qué haces
- Para
- Empieza a certificar los registros mes a mes desde ahora
- Retrasa la auditoría seis meses
Qué consigues
Llega con registros creíbles en vez de con doce meses de la misma tinta.
La situación
Queda un mes para la auditoría de certificación y falta evidencia de medio año.
Qué haces
- Consulta qué controles no tienen registro
- Prioriza lo que depende de terceros
- Registra desde ya lo que se hace a diario
Qué consigues
El mes se dedica a cerrar huecos concretos en lugar de a generar papel a posteriori.
La situación
Se prepara la certificación creando documentos para la ocasión.
Qué haces
- Registra lo que de verdad se hace
Qué consigues
La evidencia describe la empresa real.
La situación
Se certifica y al año siguiente se empieza de cero.
Qué haces
- Mantén el registro al día durante el año
Qué consigues
La renovación es una revisión.
La situación
El auditor pide evidencia de un control y se enseña el manual.
Qué haces
- Enseña el registro de operaciones reales
Qué consigues
El control pasa de afirmación a evidencia.
La situación
Nadie sabe qué controles cubre cada registro.
Qué haces
- Anota a qué control responde cada uno
Qué consigues
La preparación deja de ser una búsqueda.
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