Informes y calidad
Sacar los números que hay que enseñar
Qué se puede medir, para quién, y qué número no dice lo que parece.
Antes o después alguien pide números: cuántos proveedores están al día, cuánto tarda un alta, cuántos expedientes hay incompletos. La plataforma los tiene todos; el trabajo está en elegir los tres que dicen algo.
Los cuatro que casi siempre valen
| Número | Qué responde | Para quién |
|---|---|---|
| Expedientes completos sobre el total | Si el control funciona | Dirección |
| Días medios hasta completar | Si el proceso es razonable | Quien lo lleva |
| Cuántos caducan el trimestre que viene | Qué se viene encima | Operaciones |
| Cuántos llevan más de un mes parados | Dónde está el trabajo muerto | Quien lo lleva |
Importante
«Expedientes completos» no significa «proveedores en regla». Un expediente puede estar completo con documentos que caducaron el mes pasado si nadie marcó su vencimiento. Antes de enseñar ese número a dirección, comprueba que las caducidades están puestas.
El número que engaña
El total de documentos. Sube siempre, no significa nada, y da una sensación de progreso que no se corresponde con nada. Un archivo con veinte mil documentos y la mitad caducados está peor que uno con dos mil al día.
Ojo con esto
Cuidado con comparar meses sin mirar qué pasó. Un mes con pocas altas puede ser una buena noticia (no hubo proveedores nuevos) o una mala (nadie las tramitó). El número solo no lo dice.
Ten en cuenta
Si tenéis que enseñar esto cada mes, sacadlo siempre igual y el mismo día. Un informe comparable vale mucho más que uno exhaustivo.
›¿Se puede exportar a una hoja de cálculo?
Sí, con sus fechas, que es lo que permite cruzarlo con lo vuestro.
›¿Se puede filtrar por obra o por cliente?
Sí, y suele ser la vista que de verdad se usa.
›¿Puedo automatizar un informe mensual?
Consultadlo; para lo recurrente suele compensar.
Un caso real
La situación
Dirección pide un indicador mensual de cumplimiento documental.
Qué haces
- Elige expedientes completos y caducidades del trimestre
- Comprueba antes que las caducidades están puestas
Qué consigues
El indicador refleja la realidad en vez de dar por buenos documentos vencidos.
La situación
La dirección pide los números del trimestre y se construyen a mano desde tres hojas.
Qué haces
- Consulta el estado ya calculado por periodo
- Compara con el trimestre anterior antes de presentarlo
- Guarda la vista para no rehacerla el trimestre que viene
Qué consigues
El informe pasa de una tarde a diez minutos y el siguiente cuesta lo mismo.
La situación
El número sube y nadie sabe explicar por qué.
Qué haces
- Compara el detalle con el periodo anterior
Qué consigues
El cambio se localiza antes de la reunión.
La situación
Cada área presenta su cifra y no cuadran entre sí.
Qué haces
- Consulta la misma fuente para todas
Qué consigues
La reunión empieza con una foto común.
La situación
Se enseña un número sin decir de dónde sale.
Qué haces
- Lleva el desglose que lo respalda
Qué consigues
La cifra se puede defender.
La situación
Se mide algo que nadie usa para decidir.
Qué haces
- Quédate con los indicadores que cambian decisiones
Qué consigues
El informe se lee entero.
Este artículo responde a
- informes de documentación
- cuántos expedientes tengo completos
- sacar estadísticas para dirección
- medir el cumplimiento documental