Informes y calidad
Qué enseñar en la reunión del lunes
Tres cifras y una lista de nombres. Todo lo demás sobra.
La tentación en una reunión es enseñar todo lo que se ha hecho. Lo que sirve es lo contrario: tres cifras que sitúen y una lista de nombres concretos sobre los que se puede decidir algo hoy.
Lo que sí se lleva
| Qué | Para qué sirve en la reunión |
|---|---|
| Cuántos expedientes se cerraron esta semana | Sitúa el ritmo, sin discusión |
| Cuántos llevan más de un mes parados | Es el único número que pide acción |
| Qué caduca en las próximas semanas | Anticipa el trabajo de todos, no solo el tuyo |
| Los tres o cuatro nombres que necesitan una decisión | Es lo que de verdad se va a hablar |
Importante
La última fila es la única imprescindible. Una reunión donde se enseñan cifras y no se decide nada es un informe leído en voz alta; lo que la justifica es salir con tres decisiones tomadas sobre casos concretos.
Lo que no se lleva
Ojo con esto
Cuidado con llevar solo lo que va bien. Una reunión donde nunca hay problemas deja de recibir información: la gente aprende que ahí no se cuentan las cosas difíciles, y se enteran de ellas cuando ya no tienen arreglo.
Cómo se prepara en cinco minutos
Con una vista guardada por cada cifra y otra para la lista de nombres. Si preparar la reunión lleva media hora todas las semanas, es media jornada al año en montar algo que se puede tener hecho.
Ten en cuenta
Si dirección os pide un informe mensual, sacadlo siempre igual y el mismo día. Un informe comparable vale más que uno exhaustivo, porque permite ver la tendencia sin discutir el método.
›¿Y si me piden más detalle?
Se enseña en el momento; lo que no hay que hacer es llevarlo todo por si acaso.
›¿Sirve para varios equipos?
Cada uno con lo suyo; juntarlo todo diluye las decisiones.
›¿Cada cuánto conviene la reunión?
Semanal para lo operativo, mensual o trimestral para las cifras.
Un caso real
La situación
Un responsable dedica media hora cada lunes a preparar un informe que nadie usa para decidir.
Qué haces
- Deja tres vistas guardadas y una lista de nombres
Qué consigues
La reunión pasa de leer cifras a tomar tres decisiones, y la preparación baja a cinco minutos.
La situación
La reunión del lunes empieza con cada uno contando su versión de cómo va todo.
Qué haces
- Abre la misma vista para todos
- Empieza por lo que lleva parado demasiado
- Sal de la reunión con responsable y fecha por cada punto
Qué consigues
La reunión pasa de cuarenta minutos de puesta en común a quince de decisiones.
La situación
Se enseñan diez indicadores y no se decide nada.
Qué haces
- Enseña los dos o tres que cambian decisiones
Qué consigues
La reunión produce acuerdos.
La situación
El dato que se enseña no coincide con el de otra área.
Qué haces
- Consulta la misma fuente
Qué consigues
La discusión es sobre qué hacer y no sobre qué es cierto.
La situación
Se repasa todo y lo urgente se queda sin tiempo.
Qué haces
- Empieza por lo que bloquea a alguien
Qué consigues
Lo que desbloquea sale primero.
La situación
Lo acordado en la reunión no queda en ningún sitio.
Qué haces
- Registra los acuerdos como tareas
Qué consigues
El lunes siguiente se parte de ahí.
Este artículo responde a
- qué llevo a la reunión semanal
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- reportar el estado a mi jefe
- resumen para comité de dirección