Informes y calidad
El informe que pide un cliente que os audita
Qué enseñar, en qué formato y qué no conviene mandar por correo.
Un cliente grande que os audita no quiere un informe bonito: quiere comprobar que lo que decís es cierto. Eso cambia qué se le manda y, sobre todo, cómo.
Los tres bloques que sí pide
| Bloque | Qué demuestra |
|---|---|
| Estado actual | Cuántos de vuestros proveedores están al día, con el número real |
| Cómo lo controláis | Que hay un proceso, no una revisión cuando alguien se acuerda |
| Qué pasó cuando falló | Que detectáis y corregís, con casos concretos |
Importante
El tercer bloque es el que separa un informe creíble de uno de cartón. Un informe donde todo está perfecto no lo cree nadie: enseñar dos no conformidades detectadas y cerradas demuestra que el control funciona mucho mejor que un cien por cien impoluto.
Enlace o exportación
Si solo tiene que comprobarlo, dadle acceso de consulta acotado: mira lo que necesita, queda registrado qué miró y no queda una copia de vuestros datos en su correo. La exportación es para cuando tiene que quedárselo.
Ojo con esto
No mandéis por correo un informe con documentación de vuestros propios proveedores dentro. Es información de terceros que no os autorizaron a compartirla con vuestro cliente, y ese detalle se pasa por alto con demasiada facilidad.
Lo que hace que os vuelvan a auditar igual el año siguiente
Ten en cuenta
Si el mismo cliente os audita cada año, montad su cuestionario como proceso. Lo que pregunta cambia poco entre ediciones y la segunda vez cuesta una tarde.
›¿Puedo darle acceso solo a lo suyo?
Sí, acotado a lo que entre en el alcance auditado.
›¿Queda registrado lo que consultó?
Sí, con fecha y hora.
›¿Y si un dato no cuadra?
Mejor decirlo antes de que lo encuentre: explicarlo vosotros vale mucho más que justificarlo después.
Un caso real
La situación
Una empresa manda a su cliente un informe con el 100 % de proveedores al día.
Qué haces
- Añade las dos no conformidades detectadas y cerradas ese año
Qué consigues
El auditor lo cree, y la conversación pasa de comprobar cifras a hablar de mejoras.
La situación
Un cliente pide un informe trimestral de cumplimiento y se prepara a mano cada vez.
Qué haces
- Consulta los datos ya calculados del periodo
- Guarda el formato como plantilla
- Prográmalo para que salga solo
Qué consigues
El informe trimestral deja de ocupar una tarde y sale aunque esa semana haya otra cosa.
La situación
Cada cliente pide el mismo dato en otro formato.
Qué haces
- Consulta una vez y adapta al enviar
Qué consigues
El trabajo de fondo se hace una vez.
La situación
Se envía el informe y no consta qué se mandó.
Qué haces
- Registra lo enviado con su fecha
Qué consigues
Se puede comparar con lo del trimestre siguiente.
La situación
El informe incluye datos de otros clientes.
Qué haces
- Revisa el alcance antes de enviarlo
Qué consigues
No se cruza información.
La situación
El cliente pregunta por un dato del informe y hay que buscarlo.
Qué haces
- Conserva el desglose junto al informe
Qué consigues
La pregunta se contesta en minutos.
Este artículo responde a
- informe de cumplimiento para un cliente
- mi cliente me audita qué le mando
- evidencias documentales para auditoría de cliente
- reporte de proveedores para un cliente