Informes y calidad
El periodo de prueba de un proveedor nuevo
Seis meses para saber si sirve, con criterios decididos antes de empezar.
Un proveedor nuevo entra casi siempre por precio o por urgencia, y su evaluación queda en manos de la impresión general de quien más trate con él. Seis meses después nadie sabe decir si funciona mejor o peor que el anterior, porque no se decidió antes qué se iba a mirar.
Los cuatro criterios que bastan
| Criterio | Cómo se mide | Cuándo preocupa |
|---|---|---|
| Cumple el plazo | Entregas a tiempo sobre el total | Si empeora tras las primeras entregas |
| Cumple la especificación | Incidencias de calidad por entrega | Cualquier repetición del mismo defecto |
| Responde documentalmente | Días en aportar lo que se le pide | Más de una semana de media |
| Y avisa cuando algo va mal | Cuántos problemas os contó antes de que los vieseis | Si la respuesta es cero |
Importante
El cuarto no se mide con números y es el que mejor predice cómo será la relación. Un proveedor que avisa de un retraso tres días antes vale más que uno que cumple el 98 % y os entera del 2 % cuando el camión no llega.
Cómo se organiza el periodo
- 1
Escribid los criterios antes de la primera entrega
Cuatro, con umbral. Si se escriben después, se escriben para justificar la conclusión que ya teníais.
- 2
Registrad las incidencias cuando pasan
En su expediente, no en la memoria de quien las sufrió.
- 3
Revisad a los tres meses, no solo al final
Es cuando aún se puede corregir; al final ya solo se decide.
- 4
Y cerrad con una decisión escrita
Homologado, homologado con condiciones, o no. Las tres son respuestas válidas.
Ojo con esto
El caso incómodo es el proveedor que cumple pero con el que cuesta trabajar. Si eso no está entre los criterios, la decisión acabará tomándose igualmente por esa razón, solo que sin poder explicarla — y esa conversación con el proveedor no se puede tener.
Lo que hace que el periodo sea útil
La primera es la que más cambia el resultado: un proveedor que sabe que se le está evaluando y cómo, se comporta distinto — y eso también es información sobre él.
Ten en cuenta
El mismo esquema vale para un colaborador externo, una subcontrata o una asesoría. Cambia lo que se mide en el criterio dos; los otros tres son idénticos.
›¿Seis meses siempre?
El tiempo que dé para diez o doce entregas. Con dos no se sabe nada.
›¿Y si falla en la primera entrega?
Se registra y se avisa; una sola entrega mala no decide, pero repetirla sí.
›¿Hay que homologar formalmente?
Depende de vuestro esquema de calidad; la decisión escrita conviene igual.
Un caso real
La situación
Una empresa incorpora un proveedor por precio y a los seis meses discute si sigue.
Qué haces
- Escribe cuatro criterios antes de la primera entrega
- Revisa a los tres meses y comunica dos incidencias
Qué consigues
La decisión final se toma con datos y el proveedor sabía desde el principio qué se miraba.
La situación
Un proveedor nuevo entra en periodo de prueba y nadie define qué se va a mirar.
Qué haces
- Fija qué se medirá y durante cuánto
- Registra cada entrega y cada incidencia
- Revisa al terminar el periodo con los datos delante
Qué consigues
La decisión de continuar se toma con hechos en lugar de con una impresión.
La situación
El periodo termina y nadie decide nada.
Qué haces
- Pon fecha de revisión al empezar
Qué consigues
El periodo de prueba termina de verdad.
La situación
Se decide continuar por inercia.
Qué haces
- Consulta lo registrado antes de decidir
Qué consigues
La decisión se toma con criterio.
La situación
El proveedor no sabe que está en prueba.
Qué haces
- Díselo y comparte qué se va a medir
Qué consigues
El proveedor tiene la oportunidad de acertar.
La situación
Se descarta al proveedor y no consta por qué.
Qué haces
- Registra el motivo del cierre
Qué consigues
La decisión es explicable meses después.
Este artículo responde a
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- criterios para evaluar un proveedor
- cuándo dejar de trabajar con un proveedor