Legal
Asesorías fiscales y laborales
Cientos de clientes que mandan lo mismo cada mes, y siempre tarde.
El problema de una asesoría no es la complejidad: es que doscientos clientes tienen que mandar lo mismo antes del día 15, y treinta no lo mandan. Perseguir a esos treinta consume más tiempo que hacer el trabajo de los doscientos.
Los tres módulos
| Qué | Módulo | Ritmo |
|---|---|---|
| Documentación mensual o trimestral de cada cliente | Trackline | Recurrente, con recordatorios automáticos |
| Hoja de encargo y autorizaciones de representación | Consigne | Al alta del cliente |
| Lo presentado en plazo | SmartCheck | Al presentar, si puede discutirse después |
Importante
La hoja de encargo firmada antes de empezar evita la discusión de alcance más común del sector: qué entraba en la iguala y qué no. Firmarla es más rápido que discutirla en la primera factura extraordinaria.
Marcos que se citan
Obligaciones de identificación de clientes en prevención del blanqueo, protección de datos en el tratamiento de información de terceros, y —según el servicio— la representación ante la administración. Los requisitos concretos de identificación y conservación dependen de vuestra actividad y de vuestro colegio profesional; confirmadlos con vuestro asesor.
Ojo con esto
Una asesoría maneja documentación de clientes que compiten entre sí, y a menudo datos personales de sus trabajadores. Un equipo por cliente no es organización interna: es lo que impide que un gestor vea material de un competidor de su cliente.
Lo que más tiempo devuelve
La recurrencia. Una petición mensual programada con recordatorios a los 3, 7 y 12 días convierte «perseguir a treinta» en «llamar a cuatro». Es el mismo trabajo repetido doce veces al año: es donde la automatización paga más.
Ten en cuenta
Cuando un cliente se va, poder entregarle su expediente entero con sus fechas en una descarga dice más de vuestro despacho que cualquier argumento comercial. Y algunos vuelven.
›¿Puedo dar acceso al cliente a lo suyo?
Sí, de consulta y acotado a su expediente.
›¿Sirve para el expediente de identificación?
La documentación se pide y se conserva como el resto, con sus fechas y su caducidad.
›¿Y los clientes que mandan todo por WhatsApp?
Se les puede pedir por ahí, pero el documento acaba en el expediente, no en el móvil de un gestor.
Un caso real
La situación
Una asesoría con 180 clientes dedica la primera semana de cada mes a perseguir documentación.
Qué haces
- Programa la petición mensual con recordatorios automáticos
- Filtra por quién no ha entregado el día 10
Qué consigues
Pasa de perseguir a treinta a llamar a cuatro, y recupera una semana al mes.
La situación
Perseguir a los clientes por sus papeles ocupa el mes.
Qué haces
- Pide y recuerda de forma automática
Qué consigues
El equipo revisa en lugar de insistir.
La situación
Un cliente pregunta qué le falta y hay que mirarlo a mano.
Qué haces
- Le enseña su propia lista de pendientes
Qué consigues
Contesta él solo sin llamada.
La situación
La documentación de un cliente vive en el correo de quien lo lleva.
Qué haces
- Reúne el expediente en un sitio común
Qué consigues
La respuesta no depende de quién esté.
La situación
Un cliente se marcha y hay que entregarle lo suyo.
Qué haces
- Consulta su expediente completo
Qué consigues
La entrega se prepara en horas.
La situación
Cada cierre se persigue lo mismo a los mismos clientes.
Qué haces
- Reutiliza el proceso de un periodo al siguiente
Qué consigues
El segundo cierre cuesta una fracción.
Este artículo responde a
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