Legal
Cuándo hace falta notario y cuándo no
La firma electrónica cubre mucho, pero no todo. Dónde está la línea.
La pregunta llega en cuanto alguien se acostumbra a firmar sin desplazarse: ¿esto también? La respuesta corta es que la mayoría de los contratos entre empresas sí, y unos pocos no — y los pocos que no están bastante bien delimitados.
La línea, en general
| Tipo de documento | Normalmente |
|---|---|
| Contratos mercantiles entre empresas | Firma electrónica basta |
| Acuerdos laborales y sus anexos | Firma electrónica basta |
| Encargos profesionales y conformidades | Firma electrónica basta |
| Actos que la ley somete a escritura pública | Hace falta notario, y la firma electrónica no lo sustituye |
| Actos que exigen inscripción registral | Consultadlo: el requisito de forma manda |
Importante
Cuando la ley exige una forma —escritura pública, intervención notarial, inscripción— esa forma es un requisito, no una recomendación. Ninguna firma electrónica, por avanzada que sea, la sustituye, y firmar así un acto que la exigía puede dejarlo sin efecto.
Lo que sí resuelve la firma electrónica en esos casos
Todo lo que rodea al acto notarial: el precontrato, las conformidades previas, la documentación que hay que reunir antes, los anexos posteriores. Suele ser el noventa por ciento del papeleo, y es donde se pierde el tiempo.
Ojo con esto
Este artículo no puede deciros si vuestro documento concreto necesita notario. Lo que sí puede es evitaros la pregunta al revés: no dejéis de firmar electrónicamente todo lo demás por la duda sobre uno.
Ten en cuenta
Si tenéis dudas recurrentes con un tipo de documento, preguntadlo una vez a vuestro asesor y anotad la respuesta. Es una consulta que sirve para todos los casos siguientes.
›¿Puedo elevar a público algo firmado electrónicamente?
Es una pregunta para vuestro notario; depende del documento y de cómo se firmó.
›¿Vale fuera de España?
El marco europeo reconoce la firma electrónica en toda la UE; fuera depende del país.
›¿La firma cualificada sustituye al notario?
No. Son cosas distintas y cubren requisitos distintos.
Un caso real
La situación
Una empresa deja de firmar electrónicamente sus contratos comerciales por la duda de uno que necesitaba notario.
Qué haces
- Pregunta una vez qué tipos requieren forma pública
- Sigue firmando el resto electrónicamente
Qué consigues
Recupera el ahorro en el 95 % de sus documentos sin arriesgar el 5 % que sí exigía forma.
La situación
Se lleva al notario algo que no lo necesitaba.
Qué haces
- Comprueba antes qué exige ese acto
Qué consigues
Se ahorra un trámite y un coste.
La situación
Se firma sin notario algo que sí lo pedía.
Qué haces
- Lo consulta con el asesor antes de firmar
Qué consigues
El acto se hace donde corresponde.
La situación
Falta un documento el día de la firma.
Qué haces
- Comprueba el listado con antelación
Qué consigues
La cita no se repite.
La situación
La copia notarial se guarda en un cajón.
Qué haces
- La captura y guarda en el expediente
Qué consigues
Se encuentra sin ir al archivo.
La situación
Se pide una copia años después.
Qué haces
- Conserva el expediente con su fecha
Qué consigues
La petición se resuelve sin trámite nuevo.
Este artículo responde a
- puedo firmar esto sin notario
- qué documentos necesitan escritura pública
- firma electrónica sustituye al notario
- elevar a público un contrato firmado electrónicamente