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Plazos y prueba en un procedimiento
Documentar lo que se pidió, cuándo llegó y qué se comunicó, sin depender de la memoria.
En un procedimiento se discuten dos cosas antes de entrar en el fondo: si algo se pidió a tiempo y si algo se comunicó. Las dos se responden con fechas que no pusisteis vosotros, o no se responden.
Lo que conviene poder demostrar
| Situación | Lo que lo acredita |
|---|---|
| Se pidió documentación al cliente y no llegó | La petición con su fecha de envío y de apertura |
| Se advirtió de un riesgo o un plazo | La comunicación certificada el día que se hizo |
| El cliente aprobó una actuación | Su conformidad firmada, no un correo diciendo «adelante» |
| Se entregó el expediente al terminar | La entrega con su acuse |
Importante
La diferencia entre «se lo advertí» y «lo aceptó» es toda. Si una actuación tiene consecuencias para el cliente, mandadla a firmar en lugar de comunicarla: un correo advirtiendo prueba que lo dijisteis, una firma prueba que lo aceptó.
Lo que no se debe hacer con un procedimiento abierto
Ojo con esto
Todo cambio queda registrado con su fecha. Un documento movido o renombrado después de que empiece el procedimiento se lee siempre de la peor manera, aunque fuera inocente — y explicarlo consume más credibilidad de la que ahorra el orden.
Ten en cuenta
La hoja de encargo firmada antes de empezar evita la discusión de alcance, que en este sector es la que más veces precede a un conflicto con el propio cliente.
›¿Vale una comunicación certificada como notificación formal?
Son cosas distintas. Si vuestro procedimiento exige una forma concreta de notificación, esa sigue siendo obligatoria; esto es prueba adicional.
›¿Cuánto conservo el expediente?
Según vuestras obligaciones profesionales y de conservación; consultadlo con vuestro colegio.
›¿Puedo dar acceso al cliente durante el asunto?
Sí, de consulta y acotado a lo suyo.
Un caso real
La situación
Un despacho discute con un cliente si se le advirtió de un plazo.
Qué haces
- Recupera la comunicación certificada de ese día
Qué consigues
La discusión se cierra con una fecha en lugar de con dos versiones de la misma conversación.
La situación
Un plazo se cuenta de cabeza y se apura.
Qué haces
- Registra el plazo con aviso propio
Qué consigues
El margen no depende de acordarse.
La situación
La prueba está en el correo de una persona.
Qué haces
- Guarda lo relevante en el expediente
Qué consigues
La prueba sobrevive a la persona.
La situación
Se aporta un documento sin su contexto.
Qué haces
- Aporta también lo que lo acompaña
Qué consigues
La pieza se entiende sin explicación.
La situación
Se descubre tarde que falta un documento.
Qué haces
- Revisa el expediente al abrir el asunto
Qué consigues
El hueco se cierra mientras hay tiempo.
La situación
Dos personas llevan el mismo asunto sin coordinarse.
Qué haces
- Trabajan sobre el mismo expediente
Qué consigues
No se duplica ni se contradice.
Este artículo responde a
- prueba documental para un procedimiento
- demostrar cuándo pedí un documento al cliente
- plazos procesales documentación
- acreditar comunicaciones con el cliente