Legal
El que recibe la exigencia desde otro país
Os piden un documento que en vuestro país no se llama así, no lo emite nadie y no existe con ese nombre. Y el plazo corre igual.
La petición llega de una matriz, de un cliente o de un grupo de otro país, y trae una lista escrita pensando en su realidad: nombres de documentos que allí emite un organismo concreto, formatos que aquí no se usan y certificados que **sencillamente no existen con ese nombre en vuestra jurisdicción**. Quien la manda no lo sabe, y muchas veces no puede saberlo: para él esa lista es «lo normal».
Los cuatro tipos de desajuste, y no se resuelven igual
| El desajuste | Ejemplo típico | Qué lo resuelve |
|---|---|---|
| Mismo documento, otro nombre | Un certificado que aquí se llama distinto | Explicarlo una vez, por escrito |
| Documento con otro alcance | Cubre más o menos que el suyo | Decir qué cubre el vuestro |
| Aquí lo emite otro | Otra administración u organismo | Decir quién lo emite y por qué |
| **Aquí no existe** | **No hay equivalente** | **Proponer qué lo sustituye** |
Importante
**El trabajo de esta posición no es conseguir el documento: es traducir la exigencia — y esa traducción hay que escribirla una vez y guardarla.** La misma petición va a volver el año que viene, con otra persona al otro lado y probablemente en el mismo formato. Quien tiene escrito «esto que nos pedís aquí se llama así, lo emite este organismo y cubre esto» contesta en una hora. Quien no, vuelve a explicarlo desde el principio cada vez, y cada vez con matices distintos.
Cómo se contesta a una lista que no encaja
- 1
Emparejar punto por punto lo que sí existe
La mayoría de la lista suele tener equivalente claro.
- 2
Decir con nombre lo que aquí se llama distinto
Y adjuntarlo, para que la equivalencia se vea.
- 3
Explicar lo que no existe, sin dejarlo en blanco
Un hueco sin explicación se lee como un incumplimiento.
- 4
Y guardar esa explicación como documento propio
Es un activo que se reutiliza durante años.
Ojo con esto
El error que más tiempo cuesta es **dejar en blanco lo que no se puede aportar**. Al otro lado hay alguien revisando una lista con casillas, sin contexto de vuestro país y con su propio plazo; una casilla vacía es un incumplimiento y una casilla con dos líneas explicando por qué aquí eso no existe es una nota al pie. Es literalmente la misma situación con dos resultados distintos, y la diferencia son dos líneas escritas a tiempo.
Ten en cuenta
Qué documento de vuestra jurisdicción equivale a uno extranjero, qué valor tiene fuera y si necesita traducción jurada, legalización o apostilla **lo concreta vuestro asesor**, y depende del país de destino y del uso. Aquí se explica lo organizativo: cómo contestar a una lista que no encaja y cómo no volver a construir la respuesta cada año.
›¿Tengo que traducir todo lo que mando?
Depende del uso y del destino, y eso lo concreta vuestro asesor. Preguntadlo antes de traducir cuarenta páginas.
›¿Qué hago con lo que aquí no existe?
Explicarlo y proponer el equivalente. Casi siempre se acepta.
›¿Sirve la respuesta del año pasado?
Es justo el caso en que más sirve, si se guardó.
Un caso real
La situación
Llega una lista con nombres de documentos que aquí no existen.
Qué haces
- Conserva la equivalencia explicada junto a los documentos
Qué consigues
La siguiente petición se contesta en una hora.
La situación
Se deja en blanco lo que no se puede aportar.
Qué haces
- Permite adjuntar la explicación junto a cada punto
Qué consigues
El hueco se lee como una nota y no como un fallo.
La situación
La misma petición llega cada año y se rehace desde cero.
Qué haces
- Guarda lo enviado con su fecha y su contexto
Qué consigues
Se parte de la respuesta anterior.
La situación
Cada filial contesta lo suyo de forma distinta.
Qué haces
- Reúne la documentación del grupo en un mismo sitio
Qué consigues
La matriz recibe respuestas comparables.
La situación
Se traducen cuarenta páginas que nadie pidió traducidas.
Qué haces
- Conserva qué se pidió exactamente y con qué alcance
Qué consigues
Se traduce lo necesario y no lo enviado.
La situación
El interlocutor extranjero cambia y hay que explicarlo otra vez.
Qué haces
- Mantiene la explicación como documento reutilizable
Qué consigues
El cambio de persona no reinicia el trabajo.
Este artículo responde a
- me piden un certificado que aqui no existe
- matriz extranjera pide documentacion
- equivalencia de documentos entre paises
- cliente extranjero pide papeles distintos