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El que recibe una visita sin aviso
Llegan por la mañana, sin cita, y lo que se llevan lo eligen ellos. Lo único que podéis preparar es lo de antes.
Un día se presentan sin cita y con una orden. **No hay nada que preparar ese día**: lo que hay es lo que hay, y lo que se llevan lo deciden ellos. Todo lo que se puede hacer respecto a esta situación ocurre antes — meses o años antes— y consiste en dos cosas muy distintas que se suelen confundir: saber qué tenéis, y que vuestra gente sepa qué hacer cuando suene el telefonillo.
Lo que se decide en cada momento
| Cuándo | Qué se puede decidir | Quién lo decide |
|---|---|---|
| Años antes | Qué se conserva y dónde | Vosotros |
| Meses antes | Quién sabe qué hacer | Vosotros |
| Ese día | Cómo se atiende | Quien esté en recepción |
| **Qué se llevan** | **Nada** | **Ellos** |
Importante
**La decisión más consecuente de todo esto la toma, sin saberlo, la persona que abre la puerta.** No es una figura retórica: la primera media hora fija el tono, determina si se avisa a tiempo a quien tiene que estar y decide si alguien empieza a hacer cosas por su cuenta con buena intención. Que exista una instrucción simple —a quién se llama, qué se hace mientras llega, qué no se toca— vale más que cualquier preparación documental posterior.
Lo que sí se puede tener listo
- 1
Saber qué información existe y dónde
No para esconderla: para poder acompañar y saber qué se llevan.
- 2
Una instrucción de qué hacer, escrita y breve
Media página. Larga no se lee y no se recuerda.
- 3
Un registro de lo que se llevan
Lo que copian, de dónde y de qué fechas. Después hace falta.
- 4
Y avisar a quien corresponda de inmediato
Vuestro abogado tiene que entrar en las primeras horas, no al día siguiente.
Ojo con esto
Hay una reacción instintiva que hay que tener prevista precisamente porque es instintiva: **ponerse a ordenar, borrar o mover cosas al enterarse**. Sale de la buena intención de un empleado que quiere ayudar, no de una decisión de la dirección, y convierte una situación manejable en otra completamente distinta y mucho peor. La instrucción escrita existe sobre todo para evitar eso, y por eso tiene que estar escrita antes y ser conocida por más gente que la dirección.
Ten en cuenta
Qué facultades tiene cada tipo de inspección, qué derechos y deberes tenéis durante la visita, qué se puede reservar y cómo se documenta lo actuado **lo determina la normativa aplicable y lo concreta vuestro abogado**, y hay diferencias importantes entre materias. Aquí se explica lo organizativo: saber qué información existe y tener escrito qué hace vuestra gente.
›¿Puedo preparar algo el mismo día?
Prácticamente nada. Todo lo útil se hace antes.
›¿Quién debería atender?
Quien esté designado, y todo el mundo debería saber a quién avisar.
›¿Hay que registrar lo que se llevan?
Sí, y con detalle. Después es la base de todo lo que venga.
Un caso real
La situación
Llegan sin avisar y nadie sabe a quién llamar.
Qué haces
- Tiene escrito y accesible el procedimiento a seguir
Qué consigues
La primera media hora se maneja bien.
La situación
Nadie sabe con certeza qué información existe ni dónde.
Qué haces
- Mantiene el archivo organizado y localizable
Qué consigues
Se puede acompañar sabiendo de qué se habla.
La situación
No queda constancia de qué se llevaron.
Qué haces
- Permite registrar lo entregado con fecha y detalle
Qué consigues
Lo actuado queda documentado desde el primer día.
La situación
Un empleado empieza a mover cosas por su cuenta.
Qué haces
- Deja la instrucción clara y conocida de antemano
Qué consigues
La reacción instintiva se sustituye por un procedimiento.
La situación
La información está repartida en equipos personales.
Qué haces
- Centraliza la documentación fuera de los equipos
Qué consigues
Se sabe qué hay sin abrir cada ordenador.
La situación
Hay que reconstruir después qué pasó ese día.
Qué haces
- Conserva el registro de la visita y lo aportado
Qué consigues
El expediente de lo ocurrido existe.
Este artículo responde a
- que hacer si llega una inspeccion sin avisar
- se llevan copia de correos y documentos
- que puedo preparar antes de una inspeccion
- quien atiende una visita de inspeccion