Legal
Saber con quién estáis trabajando
Hay actividades en las que aceptar a un cliente exige comprobar quién es de verdad, y hacerlo antes de empezar.
Entra un cliente nuevo con un encargo que corre prisa. La documentación se va pidiendo «según avance», porque nadie quiere empezar poniendo pegas. Tres meses después, cuando el asunto se complica, resulta que del cliente se sabe el nombre comercial y poco más — y que quien firmaba no era quien decía tener la firma.
Titular real
La persona física que de verdad está detrás. No el administrador que firma ni la sociedad que aparece en el contrato: quien controla. Identificarlo es exactamente el punto donde una comprobación superficial se distingue de una hecha de verdad.
Los cuatro escalones, y dónde se salta la gente
| Escalón | Qué se comprueba | El atajo que se toma |
|---|---|---|
| Quién es | Identidad de la persona o la sociedad | Se acepta lo que dice el correo de presentación |
| Quién manda de verdad | El titular real detrás de la sociedad | Se salta cuando la estructura tiene dos niveles |
| Quién puede firmar | Poderes vigentes y su alcance | Se mira el poder, no si sigue vigente |
| De dónde sale el dinero | Origen de los fondos, según el caso | Se da por hecho porque el cliente «es conocido» |
Importante
La regla que evita el 90 % de los disgustos es de calendario, no de contenido: **la comprobación se hace ANTES de empezar, no en paralelo**. Una vez habéis trabajado un mes, decir que no es una decisión cara, y por eso casi nunca se toma. Empezar sin comprobar no es ganar tiempo: es renunciar a la única ventana en la que decir que no sale barato.
Qué hace que el expediente sirva después
- 1
Guardar lo que comprobasteis y CUÁNDO
Sin fecha, no se puede demostrar que fue antes de empezar.
- 2
Anotar qué no pudisteis comprobar y por qué
Un hueco explicado es defendible; uno silencioso no.
- 3
Revisar cuando algo cambie
Cambio de administrador, de accionariado, de actividad o de forma de pagar.
- 4
Y volver a mirar cada cierto tiempo, aunque no cambie nada
La comprobación de hace cuatro años describe una empresa de hace cuatro años.
Ojo con esto
El punto ciego más repetido es el cliente de siempre: **la revisión se hace a los nuevos y nunca a los antiguos**. El expediente del cliente que lleva ocho años tiene la documentación del primer día, y en esos ocho años ha cambiado de dueño, de sector y de país de facturación. Un repaso periódico de la cartera antigua encuentra más cosas que diez comprobaciones de altas nuevas — y es justo el que nadie programa porque no hay nadie esperando al otro lado del teléfono.
Cuando algo no encaja
Ten en cuenta
Quién es sujeto obligado, qué medidas de comprobación corresponden a cada caso, cuándo hay obligación de comunicar algo y qué NO se puede contar al cliente lo determina la normativa de prevención del blanqueo y su desarrollo. **Eso lo concreta vuestro asesor o vuestro responsable de cumplimiento, y no se improvisa**; aquí se explica la parte documental: comprobar antes, guardar con fecha y volver a mirar.
›¿Esto aplica a mi actividad?
Depende del sector y de la operación. Es exactamente la pregunta que hay que llevar al asesor antes, no después.
›¿Cada cuánto reviso a los clientes antiguos?
Con una periodicidad fijada por vosotros, y siempre que cambie algo relevante.
›¿Puedo empezar mientras completo la documentación?
Es la decisión que más caro sale. Si se toma, que se tome por escrito y con plazo.
Un caso real
La situación
Un cliente nuevo entra con un encargo urgente y la documentación se va pidiendo «según avance».
Qué haces
- Completa la comprobación antes de empezar y deja la fecha en el expediente
Qué consigues
Si hay que decir que no, se dice cuando todavía sale barato.
La situación
El expediente del cliente de ocho años tiene la documentación del primer día.
Qué haces
- Programa un repaso periódico de la cartera antigua, no solo de las altas
Qué consigues
Los cambios de dueño, sector o país dejan de pasar desapercibidos durante años.
La situación
Quien firmaba por el cliente tenía un poder que había sido revocado.
Qué haces
- Comprueba la vigencia del poder, no solo su existencia, y anota la fecha
Qué consigues
Lo firmado se sostiene porque consta que quien firmaba podía hacerlo ese día.
La situación
Se empieza a trabajar sin comprobar con quién.
Qué haces
- Hace las comprobaciones antes de aceptar
Qué consigues
La decisión se toma con información.
La situación
No consta qué se comprobó ni cuándo.
Qué haces
- Registra las comprobaciones hechas
Qué consigues
La decisión es explicable después.
La situación
La información se comprueba una vez y nunca más.
Qué haces
- Programa una revisión periódica
Qué consigues
El dato sigue siendo cierto.
Este artículo responde a
- identificacion del cliente antes de empezar
- titular real de una sociedad documentacion
- sujeto obligado que tengo que comprobar
- expediente de aceptacion de cliente