Legal
El que tiene que probarlo con lo que guardó
La discusión ya no es quién tiene razón: es quién puede enseñarlo. Y hay un plazo, y no hay segunda vuelta.
Llegado este punto ya no hay margen para explicarse: hay un plazo, hay que aportar y **lo que se aporte es lo que habrá**. Toda la relación —dos años de correos, llamadas, reuniones, decisiones tomadas sobre la marcha— se reduce a lo que se pueda poner encima de la mesa dentro de una fecha. Y lo que se pueda poner no depende de cómo trabajasteis, sino de cómo archivasteis mientras trabajabais.
De qué se compone lo que se puede aportar
| Lo que hubo | Dónde suele estar | Si no está |
|---|---|---|
| El contrato | Se encuentra | Raro que falte |
| Lo acordado después | En correos sueltos | **Nunca existió, a efectos prácticos** |
| Lo hablado | En la memoria | No es aportable |
| **Lo que se avisó y se ignoró** | **En un correo, si se mandó** | **Es lo que más pesa y lo que más falta** |
Importante
**Casi todos los cambios de una relación comercial se acuerdan por correo, y casi ningún correo se archiva como lo que es: la modificación de un contrato.** El contrato original vive en una carpeta y se encuentra siempre; los seis correos que cambiaron el alcance, las fechas o el precio viven en bandejas de entrada de personas concretas, algunas de las cuales ya no están en la empresa. En un procedimiento, esos seis correos pesan más que el contrato.
Lo que se puede hacer antes, y solo antes
- 1
Archivar los acuerdos posteriores donde el contrato
Un correo que cambia algo es parte del contrato, no correspondencia.
- 2
Dejar por escrito lo que se avisó
«Ya se lo dijimos» solo cuenta si se dijo por un canal que queda.
- 3
Que no dependa de bandejas personales
La gente se va y su correo se cierra. Es la pérdida más común.
- 4
Y conservar más allá del final del proyecto
Los procedimientos empiezan cuando el proyecto ya se archivó.
Ojo con esto
El descubrimiento más frecuente al preparar un procedimiento es **que la persona que llevaba aquello se fue y su correo se cerró**. Nadie lo decidió: se aplicó la política normal de bajas. Con ella se fueron las conversaciones que explicaban por qué se hizo lo que se hizo, y lo que queda es un contrato que no refleja lo que realmente se acordó. Esa pérdida no se puede reparar y ocurre por una decisión administrativa tomada meses antes sin pensar en esto.
Ten en cuenta
Qué documentación es admisible como prueba, en qué plazos hay que aportarla y qué valor tiene cada tipo de comunicación **lo determinan las reglas aplicables al procedimiento y lo concreta vuestro abogado**. Aquí se explica lo previo: cómo llegar con lo que hace falta ya archivado, porque en ese momento ya no se puede generar nada.
›¿Vale un correo como prueba de un acuerdo?
Su valor lo determina el procedimiento; lo que es seguro es que no vale si no existe.
›¿Cuánto tiempo conservo lo de un proyecto terminado?
Más de lo que dura el proyecto. El plazo concreto lo dice vuestro abogado.
›¿Y si la persona que lo llevaba ya no está?
Por eso el archivo no puede vivir en su bandeja. Es la pérdida más frecuente.
Un caso real
La situación
Los acuerdos posteriores viven en correos sueltos.
Qué haces
- Archiva cada acuerdo junto al contrato al que modifica
Qué consigues
Lo pactado después se aporta con lo pactado antes.
La situación
La persona que llevaba el proyecto se fue y su correo se cerró.
Qué haces
- Guarda la documentación fuera de las bandejas personales
Qué consigues
La baja no se lleva el historial de la relación.
La situación
Hay que aportar en un plazo y falta media relación.
Qué haces
- Reúne el expediente completo de cada cliente o proyecto
Qué consigues
La preparación es una revisión y no una búsqueda.
La situación
«Ya se lo avisamos» no consta en ningún sitio.
Qué haces
- Conserva las comunicaciones enviadas con su fecha
Qué consigues
El aviso se enseña en lugar de contarse.
La situación
El proyecto se archivó y su documentación se depuró.
Qué haces
- Aplica una conservación pensada en plazos legales
Qué consigues
Lo que se necesita años después sigue existiendo.
La situación
Cada área guarda su parte de la relación por su cuenta.
Qué haces
- Centraliza el expediente en un solo sitio
Qué consigues
El relato completo existe en un lugar.
Este artículo responde a
- que documentacion aporto en un arbitraje
- probar lo que se acordo por correo
- plazo para aportar documentos
- no encuentro los correos de aquel proyecto