Legal
La vida de un contrato después de firmarlo
Se negocia durante semanas, se firma en un día y luego vive tres años sin que nadie lo mire.
Todo el esfuerzo se concentra en la negociación y la firma. Después, el contrato se guarda y empieza la parte larga: tres años en los que genera obligaciones, plazos y renovaciones que nadie está mirando porque el documento está cerrado.
Las cuatro fechas que hay que sacar del texto
| Fecha | Por qué importa | Qué pasa si se pierde |
|---|---|---|
| Fin de vigencia | Es la obvia y la única que se suele anotar | Se sigue prestando servicio sin cobertura |
| Preaviso de no renovación | Va antes del fin, a veces mucho antes | Se renueva otro año entero sin querer |
| Revisión de precio | Suele tener ventana propia | Se aplica lo del año pasado sin revisar |
| Hitos y entregables | Lo que hay que hacer durante | Se incumple algo que nadie recordaba |
Importante
La segunda es la que más dinero cuesta y la que menos se anota. Un contrato con renovación automática y preaviso obliga a decidir **meses antes** de que termine; si el aviso salta el día del vencimiento, ya se ha renovado. Es el caso donde el margen del recordatorio no es una comodidad: es la diferencia entre poder salir y no poder.
Lo que conviene extraer al archivarlo
- 1
Las partes y quién firmó por cada una
Con el cargo: es lo primero que se pregunta si hay discusión sobre capacidad.
- 2
Las cuatro fechas, como avisos con responsable
No en la cabeza de quien negoció, que puede no estar dentro de dos años.
- 3
Las condiciones que os obligan a algo
Niveles de servicio, seguros a mantener, confidencialidad, exclusividades.
- 4
Y dónde está el original firmado
Con su versión: los anexos posteriores modifican el texto y conviene que consten juntos.
Ojo con esto
El error silencioso es archivar el contrato y sus anexos por separado. A los dos años, alguien lee el contrato original, cita una cláusula y resulta que estaba modificada por un anexo firmado seis meses después que nadie enlazó. El contrato vigente no es el documento: es el documento más sus modificaciones.
Durante la relación
Esa última tiene una trampa concreta: muchos contratos designan una dirección o una persona para notificaciones, y notificar a otra puede considerarse no notificado. Merece la pena mirarlo antes de mandar un preaviso, no después.
Ten en cuenta
Qué plazos y formalidades exige cada contrato depende de lo que se firmó y de la legislación aplicable. **Para saber si un preaviso vale, cómo se computa o qué forma exige, consultad a vuestro abogado**; lo que aquí se describe es cómo tener localizable lo que ese abogado va a necesitar.
›¿Merece la pena para contratos pequeños?
Para los que se renuevan solos, sí: son los que más se olvidan.
›¿Y si el contrato está en papel?
Se escanea y se extraen las fechas igual; el papel se guarda donde estaba.
›¿Quién debería recibir los avisos?
Quien pueda decidir, no quien lo archivó. Y con suplente.
Un caso real
La situación
Una empresa descubre que un contrato de servicios se renovó otro año sin querer.
Qué haces
- Extrae las cuatro fechas de cada contrato, con el preaviso como aviso propio
- Enlaza los anexos al contrato original
Qué consigues
La siguiente renovación se decide con dos meses de margen, no al recibir la factura.
La situación
El contrato se firma y se archiva sin más.
Qué haces
- Registra sus fechas clave con aviso
Qué consigues
Las renovaciones y vencimientos no sorprenden.
La situación
Se pacta un cambio por correo y no llega al contrato.
Qué haces
- Archiva el acuerdo junto al contrato que modifica
Qué consigues
Lo pactado después vive con lo pactado antes.
La situación
Nadie sabe qué contratos vencen este trimestre.
Qué haces
- Consulta los vencimientos por fecha
Qué consigues
La renovación se negocia con tiempo.
La situación
Un contrato se renueva solo sin que nadie lo revise.
Qué haces
- Avisa antes de la fecha de prórroga
Qué consigues
La renovación es una decisión.
La situación
Se busca una cláusula concreta en veinte contratos.
Qué haces
- Busca por el contenido y no por el nombre del fichero
Qué consigues
Se encuentra sin abrirlos todos.
Este artículo responde a
- gestión de contratos después de la firma
- no sé cuándo vence el contrato
- renovación automática de un contrato
- seguimiento de obligaciones contractuales