Legal
La documentación societaria que siempre piden
Escrituras, poderes y actas: se miran poco y se piden en el peor momento, con una operación o un banco esperando.
Hay un paquete de documentos que casi ninguna empresa mira en el día a día y que aparece siempre en los mismos momentos: abrir una cuenta, entrar en una licitación, vender la empresa, contratar con un cliente grande. Y siempre con prisa, porque el que lo pide ya tiene su reloj en marcha.
Qué piden y para qué lo piden
| Documento | Qué demuestra | Quién lo suele pedir |
|---|---|---|
| Escritura de constitución y estatutos | Que la sociedad existe y cómo funciona | Bancos, licitaciones, operaciones |
| Escrituras posteriores | Cambios de domicilio, capital, objeto | Quien necesita la versión vigente |
| Poderes de representación | Que quien firma puede firmar | Todo el mundo, y es lo que más se falla |
| Actas de junta y de órgano de administración | Que las decisiones se tomaron como debían | Compradores, auditores, bancos |
| Titularidad real | Quién está detrás de la sociedad | Bancos y clientes con obligaciones de control |
Importante
La tercera fila es la que rompe operaciones a última hora: **un poder no basta con que exista, tiene que estar vigente y cubrir exactamente lo que se va a firmar**. Los poderes se revocan, caducan y a veces se otorgaron para otra cosa; y quien recibe la firma comprueba justo eso. Descubrirlo el día de la firma significa aplazar, porque otorgar un poder nuevo no se resuelve en una tarde.
Cómo tenerlo listo sin ser un despacho
- 1
Un expediente societario único, no una carpeta por año
Lo que se pide es la foto vigente, no el archivo histórico.
- 2
Con la versión vigente marcada como tal
Los estatutos modificados tres veces confunden a quien los lee.
- 3
Los poderes con quién, para qué y hasta cuándo
Y revisados cuando alguien cambia de puesto o se marcha.
- 4
Y las actas según se firman, no cuando se piden
Reconstruir un acta antigua es la parte más lenta de cualquier operación.
Ojo con esto
Lo que casi nadie prevé: **cuando alguien deja la empresa, sus poderes no se van con él**. Quitarle el correo y los accesos es inmediato; revocar un poder es un acto formal que hay que hacer, y mientras no se haga esa persona sigue pudiendo obligar a la sociedad frente a un tercero de buena fe. Es la tarea que más se olvida en cualquier salida, y la única de esa lista que no se puede resolver desde dentro.
Cuando os lo piden con prisa
Ten en cuenta
Qué documentos son exigibles, cómo se acreditan los poderes y qué formalidades tiene cada acuerdo dependen del tipo de sociedad y del país. **Eso lo lleva vuestro asesor o vuestra notaría**; aquí se trata de que cuando lo pidan no haya que salir a buscarlo.
›¿Sirve una copia escaneada?
Para empezar casi siempre; para firmar, os dirán qué formato necesitan.
›¿Cada cuánto conviene revisar los poderes?
Al menos una vez al año, y siempre que alguien cambie de puesto.
›¿Y si falta un acta antigua?
Se busca por quien la protocolizó o la custodia; empezad pronto.
Un caso real
La situación
Una empresa llega al día de firma y el poder del firmante no cubría esa operación.
Qué haces
- Revisa poderes una vez al año y anota qué cubre cada uno y hasta cuándo
Qué consigues
La firma siguiente no depende de descubrir el alcance del poder esa misma mañana.
La situación
Los documentos societarios están en varios sitios.
Qué haces
- Reúne todo en un expediente de la sociedad
Qué consigues
La entrega se prepara en minutos.
La situación
Se piden cuatro veces al año y se buscan cada vez.
Qué haces
- Guarda lo enviado con su fecha
Qué consigues
Se parte de lo mandado la última vez.
La situación
Un documento societario se actualiza y nadie lo sustituye.
Qué haces
- Guarda cada versión con su fecha
Qué consigues
Se entrega la vigente.
La situación
Los poderes cambian y nadie lo comunica.
Qué haces
- Revisa los poderes periódicamente
Qué consigues
El dato se mantiene al día.
La situación
Falta un documento y se descubre con la operación en marcha.
Qué haces
- Consulta qué falta antes de empezar
Qué consigues
El hueco se cierra con tiempo.
Este artículo responde a
- me piden las escrituras de la sociedad
- acreditar poderes para firmar
- actas de la junta dónde están
- documentación societaria para un banco