Legal
Un programa de cumplimiento que se use
La diferencia entre tener un manual y poder demostrar que se aplica.
Un programa de cumplimiento se juzga por una sola cosa cuando llega el momento: si se puede demostrar que estaba vivo antes del problema. Un manual aprobado hace tres años y guardado en una carpeta no demuestra nada — y eso lo sabe quien lo va a revisar.
Lo que hay que poder demostrar
| Elemento | Qué lo demuestra | Qué NO lo demuestra |
|---|---|---|
| Que existe | El programa, con fecha cierta de aprobación | Un documento en una carpeta compartida |
| Que se conoce | Formación con quién, cuándo y acuse firmado | Un correo con el manual adjunto |
| Que se revisa | Revisiones periódicas, fechadas | Que la última versión sea de hace tres años |
| Que se aplica | Casos concretos detectados y tratados | Que no haya habido ninguno |
Importante
La última fila es la que más pesa y la que más incomoda. Un programa sin ningún caso registrado en tres años no demuestra que todo va bien: demuestra que no se está usando, o que nadie se atreve a usarlo.
Lo que hace que se use de verdad
Ojo con esto
Certificar el programa el día que se aprueba y cada vez que se revisa tiene un motivo concreto: si algún día hay que demostrar que existía antes de un hecho, la fecha no puede ser la que diga vuestro servidor de archivos.
Lo que no puede hacer una herramienta
Diseñar el programa, decidir qué riesgos os aplican o valorar si es suficiente. Eso es trabajo de vuestro asesor o de vuestro responsable de cumplimiento. Lo que sí puede es dejar constancia fechada de todo lo que hagáis, que es justo lo que después cuesta reconstruir.
Ten en cuenta
Si vuestro programa exige que ciertos terceros se adhieran o firmen un código de conducta, eso es exactamente un envío a firmar con seguimiento: quién lo firmó, cuándo y quién falta.
›¿Sirve como evidencia el registro de formación?
Con acuse firmado y fecha, es lo que se pide.
›¿Y si detectamos un caso?
Registrarlo y tratarlo es lo que sostiene el programa, no lo que lo debilita.
›¿Esto es asesoramiento?
No. El contenido del programa lo define quien corresponda; aquí se explica cómo dejar constancia.
Un caso real
La situación
Una empresa tiene su programa aprobado hace cuatro años y ninguna evidencia de que se aplique.
Qué haces
- Certifica la versión vigente
- Lanza la formación con acuse firmado
- Programa la revisión anual
Qué consigues
A los seis meses puede demostrar que el programa está vivo, que es lo único que se le pide.
La situación
El programa existe en un documento que nadie abre.
Qué haces
- Lo convierte en tareas con responsable y fecha
Qué consigues
El programa deja rastro de que se usa.
La situación
Se hace la formación y no queda constancia.
Qué haces
- Registra quién la hizo y cuándo
Qué consigues
La evidencia existe cuando la piden.
La situación
Un auditor pide evidencia y se enseña el manual.
Qué haces
- Enseña el registro de operaciones reales
Qué consigues
El control pasa de afirmación a evidencia.
La situación
Las revisiones periódicas se hacen cuando alguien se acuerda.
Qué haces
- Programa los avisos por calendario
Qué consigues
La periodicidad se cumple sola.
La situación
Cambia la organización y el programa sigue igual.
Qué haces
- Lo revisa cuando cambia algo relevante
Qué consigues
El programa describe la empresa de hoy.
Este artículo responde a
- programa de compliance documentación
- demostrar que el compliance se aplica
- formación de compliance registro
- evidencias de un programa de cumplimiento