Legal
Papeles de una empresa que cambió de manos
Las obligaciones documentales sobreviven al cambio de dueño; los archivos, muchas veces no. Ese hueco se hereda.
Llega un requerimiento sobre algo de hace seis años y en la empresa no queda nadie de entonces. Se compró el negocio, se cambió de sistema, se vació una oficina. Nadie hizo nada malo en ninguno de esos pasos — y aun así la obligación de poder enseñar aquello sigue existiendo, y ahora es vuestra.
Lo que cambia y lo que no
| Qué mirar | Cambia con la operación | Sigue igual |
|---|---|---|
| Quién responde | A veces | **La obligación de conservar** |
| Dónde están los archivos | Casi siempre | El plazo de conservación |
| Quién sabe dónde estaba cada cosa | Sí, y es lo que más duele | Lo que os pueden reclamar |
Importante
**El momento de resolver esto es antes de firmar la operación, y dura una tarde.** Después, cada mes que pasa se lleva por delante a una persona que sabía dónde estaba algo. La pregunta que hay que hacer en la mesa no es «¿nos dais los archivos?» —a eso todo el mundo dice que sí— sino **«¿quién los conserva, en qué formato, durante cuántos años y a quién llamamos cuando falte algo?»**, y que la respuesta quede escrita en el acuerdo.
Si la operación ya se hizo y el hueco existe
- 1
Haced inventario de lo que sí tenéis, por años
Saber dónde empieza el agujero vale más que lamentarlo entero.
- 2
Pedidlo por escrito a quien vendió
Aunque conteste que no lo tiene: la petición y su respuesta os documentan.
- 3
Reconstruid por terceros lo que se pueda
Asesorías, laboratorios, aseguradoras y clientes conservan su copia.
- 4
Y dejad constancia de qué falta y por qué
Un hueco explicado se defiende; uno descubierto en una inspección, no.
Ojo con esto
El error que agrava el problema es intentar taparlo: **rehacer un documento antiguo con aspecto de la época**. Convierte una carencia heredada —que se explica en dos frases y que le pasa a todo el mundo— en algo que ya no es un hueco documental. Lo que sostiene una posición en estos casos no es tener el papel, es poder contar qué pasó, con fechas y con las peticiones que hicisteis para recuperarlo.
Ten en cuenta
Qué obligaciones de conservación se transmiten en cada tipo de operación —compraventa de participaciones, de unidad productiva, fusión— y durante cuánto tiempo depende de la operación y de la materia. **Eso lo concreta vuestro asesor, y conviene tenerlo resuelto antes de firmar**; aquí se explica la parte práctica que casi nunca entra en la negociación.
›¿Puedo exigir los archivos al vendedor?
Depende de lo pactado. Por eso conviene pactarlo expresamente.
›¿Y si el vendedor ya no existe?
Reconstruid por terceros y documentad el intento.
›¿Cuánto hay que guardar de la etapa anterior?
Los mismos plazos que si lo hubierais generado vosotros.
Un caso real
La situación
Se compra un negocio y seis años después llega un requerimiento sobre la etapa anterior.
Qué haces
- Inventaría por años lo que tiene y pide por escrito lo que falta a quien vendió
Qué consigues
El hueco queda acotado y documentado en vez de descubrirse entero en la respuesta.
La situación
En la negociación se pacta «se entregan los archivos» y nada más.
Qué haces
- Deja escrito quién conserva qué, en qué formato, cuántos años y a quién llamar
Qué consigues
La pregunta de dentro de cinco años tiene un destinatario concreto.
La situación
Falta la documentación de un ejercicio completo y se plantea rehacerla.
Qué haces
- Documenta qué falta, por qué, y qué se pidió para recuperarlo
Qué consigues
Se conserva una posición explicable en vez de crear un problema distinto y peor.
La situación
La empresa cambia de manos y el archivo se queda a medias.
Qué haces
- Inventaría qué hay antes de que se disperse
Qué consigues
Se sabe con qué se cuenta.
La situación
Los accesos siguen a nombre de quien ya no está.
Qué haces
- Recupera los accesos cuanto antes
Qué consigues
Lo que no se puede abrir no se pierde.
La situación
Nadie sabe dónde está la documentación societaria.
Qué haces
- Reúne lo localizado en un expediente
Qué consigues
La foto es una sola.
Este artículo responde a
- compramos una empresa y no tenemos su documentacion
- me reclaman papeles de antes de la compra
- traspaso de archivos en una compraventa de empresa
- quien responde de la documentacion antigua