Logística
El control documental en logística
Documentación que se mueve con la mercancía y caduca más deprisa que en ningún sector.
En logística la documentación tiene dos particularidades que no tiene ningún otro sector: caduca muy deprisa, y buena parte viaja físicamente con la mercancía. Comprobarla al llegar no sirve; hay que comprobarla antes de cargar.
Los tres niveles
| Nivel | Documentación | Caduca |
|---|---|---|
| La empresa | Autorizaciones de transporte, seguros, estar al corriente | Sí |
| El vehículo | Inspecciones técnicas, seguros, autorizaciones especiales | Sí, y con fechas distintas entre sí |
| El conductor | Carnés, formación profesional, certificaciones específicas | Sí, y cambia con la rotación |
Importante
Con flotas subcontratadas, la comprobación tiene que ser por persona y por matrícula en el momento de cargar. Un listado de la empresa subcontratada no dice quién está hoy en la furgoneta ni con qué vehículo.
Lo que se discute después
Dos cosas, siempre: si se entregó y en qué estado. Las dos se documentan en el momento de la entrega o no se documentan, porque después es la palabra del transportista contra la del cliente.
Ojo con esto
Cada rama añade lo suyo: mercancía peligrosa exige documentación específica, el frío exige probar la temperatura, y la aduana exige que lo que acompaña al envío esté bien a la primera o la mercancía se queda parada con coste diario.
Ten en cuenta
El aviso de caducidad a 30 días sobre una flota subcontratada es lo que evita el clásico camión que llega con la inspección vencida la semana pasada.
›¿Puedo comprobarlo en el muelle?
Sí, desde el móvil, y es justo el caso de uso.
›¿Y los transportistas puntuales?
Un expediente rápido con lo imprescindible: seguro y autorización.
›¿Sirve para una inspección de transporte?
Es exactamente lo que se enseña.
Un caso real
La situación
Un operador con 35 transportistas subcontratados rechaza camiones en la puerta cada semana.
Qué haces
- Un expediente por transportista, con vehículos y conductores
- Comprobación desde el móvil antes de cargar
Qué consigues
Los rechazos en puerta desaparecen porque el problema se ve tres semanas antes.
La situación
La documentación de cada servicio vive en un correo.
Qué haces
- Reúne el expediente por servicio
Qué consigues
Se consulta sin buscar en bandejas.
La situación
Un cliente pregunta por un envío de hace un año.
Qué haces
- Conserva el expediente con su fecha
Qué consigues
Se contesta sin reconstruir.
La situación
Cada operativo guarda lo suyo por su cuenta.
Qué haces
- Centraliza la documentación en un sitio
Qué consigues
La respuesta no depende de quién esté.
La situación
La documentación de conductores caduca sin avisar.
Qué haces
- Registra vencimientos por persona
Qué consigues
El aviso llega antes del servicio.
La situación
Un colaborador entrega sin su documentación al día.
Qué haces
- Comprueba el estado antes de asignarle carga
Qué consigues
El hueco se ve antes de cargar.
Este artículo responde a
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- papeles que acompañan a la mercancía
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