Logística
La documentación de una flota propia
Vehículos que caducan cada uno por su lado y conductores que rotan.
Una flota propia parece más fácil de controlar que una subcontratada, y en un sentido lo es: son vuestros. En otro es peor: nadie os avisa desde fuera, y las fechas de cada vehículo no coinciden con las de ningún otro.
Lo que caduca, y no a la vez
| Qué | Cada cuánto | Quién lo renueva |
|---|---|---|
| Inspección técnica del vehículo | Según antigüedad y tipo | Vosotros, con cita previa |
| Seguro | Anual | Vuestra correduría |
| Autorizaciones de transporte | Según su régimen | Administración |
| Carné y formación del conductor | Según el tipo | El propio conductor |
| Formación específica si aplica | Según la carga | Curso, con plazas limitadas |
Importante
La última columna es la que decide el margen de aviso. Lo que renováis vosotros admite quince días; lo que depende de una cita, de la administración o de un curso con plazas necesita noventa. Poner el mismo aviso a todo garantiza llegar tarde a lo que más tarda.
Lo que se olvida siempre
Ojo con esto
Un vehículo que circula con la inspección vencida no es un problema administrativo: es una responsabilidad directa si hay un accidente, y el seguro puede tener algo que decir al respecto.
Lo que cambia respecto a llevarlo en un calendario
Un calendario avisa; no dice el estado. La diferencia se nota cuando alguien pregunta «¿puede salir este camión hoy?»: en un calendario hay que ir mirando cinco entradas distintas, y en un expediente por vehículo es una respuesta.
Ten en cuenta
Si tenéis flota propia y subcontratada, montadlas igual. Que la comprobación sea la misma para los dos casos es lo que evita el punto ciego de «los nuestros ya sabemos que están bien».
›¿Un expediente por vehículo o por flota?
Por vehículo, con su matrícula. Es lo que permite comprobar antes de salir.
›¿Y los conductores que no son fijos?
Igual que los fijos: su documentación va con la persona.
›¿Sirve para una inspección en carretera?
Lo que se enseña ahí son los papeles del vehículo; esto es para no llegar a ese punto con algo vencido.
Un caso real
La situación
Una empresa con 14 vehículos lleva los vencimientos en un calendario compartido.
Qué haces
- Un expediente por matrícula, con conductor y equipos
- Avisos distintos según quién renueva cada cosa
Qué consigues
El jefe de tráfico responde si un camión puede salir en un vistazo, en vez de cruzando cinco entradas.
La situación
Los papeles de cada vehículo están en su guantera.
Qué haces
- Los captura y guarda en el expediente del vehículo
Qué consigues
Se consultan sin ir al aparcamiento.
La situación
Una revisión de vehículo vence y nadie lo nota.
Qué haces
- Registra los vencimientos por vehículo
Qué consigues
El aviso llega antes de la fecha.
La situación
Se asigna un vehículo con algo caducado.
Qué haces
- Consulta el estado antes de asignarlo
Qué consigues
El servicio no sale con un hueco.
La situación
Cambia un vehículo de conductor y los papeles no.
Qué haces
- Separa lo del vehículo de lo de la persona
Qué consigues
Cada expediente sigue a lo que le corresponde.
La situación
Un cliente pide la documentación de la flota.
Qué haces
- Consulta el expediente de cada vehículo
Qué consigues
Se entrega sin recomponer nada.
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