Logística
Guardar mercancía que no es vuestra
La mercancía es del cliente, el riesgo mientras está dentro puede ser vuestro, y lo que decide una reclamación es lo que se anotó al entrar.
Guardar lo de otros es un negocio de confianza que se juega en dos momentos muy cortos: cuando la mercancía entra y cuando sale. Entre medias pasan meses en los que no ocurre nada — hasta que el cliente abre una caja y dice que estaba así antes.
Los dos momentos que deciden todo
| Momento | Qué hay que dejar registrado | Qué evita |
|---|---|---|
| Entrada | Cantidad, estado aparente y quién lo trajo | Que un daño de transporte acabe siendo vuestro |
| Entrada, si algo viene mal | Foto y reserva por escrito, ese día | Discutir tres meses después sin nada delante |
| Durante | Movimientos, ubicación y quién accedió | «Faltan dos palés y nadie sabe nada» |
| Salida | A quién se entregó y en qué estado | Que la reclamación llegue después de haber salido |
Importante
La segunda fila es la que casi siempre falla y no se puede reconstruir: **una mercancía que entra dañada y se acepta sin decir nada se convierte, documentalmente, en una mercancía que se dañó dentro**. Nadie va a poder demostrar lo contrario meses después, porque no hay nada que enseñar. La reserva se hace en el momento y con foto, aunque el transportista tenga prisa y aunque la relación con ese cliente sea buena: es precisamente lo que protege esa relación cuando aparezca el problema.
Lo que conviene tener por cliente, no por almacén
Ojo con esto
Ese último punto es el que más sustos da y el que menos se prepara: **alguien se presenta a retirar mercancía con un albarán y buenas maneras**. Si no hay una lista de quién puede retirar en nombre de cada cliente, la decisión la toma quien esté en el muelle un viernes por la tarde. Una lista corta, actualizada y consultable desde el propio muelle vale más que cualquier cláusula del contrato — porque el contrato no está en la puerta y la lista sí.
Cuando llega la reclamación
- 1
Sacar el registro de entrada antes de contestar
Lo que se anotó ese día ordena la conversación entera.
- 2
Comprobar quién accedió y cuándo
Incluye a los del propio cliente, que a veces entran ellos.
- 3
Y responder con hechos y fechas, no con impresiones
«Entró así, aquí está la foto» cierra lo que un correo largo no cierra.
Ten en cuenta
Qué responsabilidad asumís como depositarios, qué límites admite el contrato y qué seguros son exigibles depende del tipo de depósito y de vuestro país. **Eso lo concreta vuestro asesor o vuestro corredor**; aquí se trata de tener registrado lo que después habrá que demostrar.
›¿Hay que fotografiar todo lo que entra?
Todo no: lo que llegue con cualquier señal, siempre; y muestreo del resto.
›¿Y si el cliente entra a su propia mercancía?
Se registra igual: es la única forma de saber qué pasó dentro.
›¿Cuánto conservar los registros de entrada y salida?
Más de lo que dura la relación: las reclamaciones llegan tarde.
Un caso real
La situación
Un almacén recibe palés con film roto y los acepta sin anotar nada por no frenar la descarga.
Qué haces
- Hace foto y reserva por escrito en el momento, aunque el camión espere
Qué consigues
Cuando el cliente reclama tres meses después, la conversación empieza con lo que se anotó ese día.
La situación
Entra mercancía ajena y no se registra su estado.
Qué haces
- Captura el estado a la entrada
Qué consigues
La discusión posterior tiene con qué cerrarse.
La situación
El dueño hace inventario y pregunta cuánto tenéis suyo.
Qué haces
- Registra entradas y salidas por dueño
Qué consigues
Se contesta con un dato.
La situación
Dos dueños comparten ubicación y se confunde la mercancía.
Qué haces
- Registra qué ocupa cada ubicación
Qué consigues
La identidad se mantiene por ubicación.
La situación
Una partida lleva meses sin movimiento.
Qué haces
- Avisa de lo que lleva demasiado tiempo
Qué consigues
El caso se afronta antes de que crezca.
La situación
El dueño reclama una salida que no recuerda haber pedido.
Qué haces
- Conserva quién autorizó cada salida
Qué consigues
La autorización tiene nombre y fecha.
Este artículo responde a
- almacén de terceros documentación
- reclaman daños en mercancía almacenada
- qué registrar al recibir mercancía de un cliente
- responsabilidad del depositario