Logística
Recibir en nombre de otro
Alguien firma en recepción por algo que no ha pedido. Esa firma vale, y a partir de ahí la cuenta corre para su empresa.
Llega un repartidor a las nueve y media. En recepción hay quien hay, firma el albarán sin mirar y deja el paquete en un rincón. Esa firma es, a todos los efectos, la de la empresa — y desde ese momento cuenta el plazo para decir que algo llegó mal.
Lo que ocurre al firmar, aunque nadie lo piense
Importante
**Firmar «recibido conforme» sin abrir nada es lo que convierte un daño del transporte en un problema vuestro.** No hace falta revisar el contenido en el muelle, pero sí mirar el exterior: un bulto golpeado, un palé retractilado y roto, un precinto abierto. Anotar «bulto dañado» en el albarán antes de firmar cuesta cinco segundos y es la única frase que os deja reclamar después.
Lo mínimo, y es de organización, no de logística
- 1
Que quien firma sepa qué mirar
Estado exterior, número de bultos y que el destinatario sea vuestra empresa.
- 2
Que se anote lo que no encaje, antes de firmar
Después de la firma, esa misma frase ya no sirve para lo mismo.
- 3
Que llegue aviso a quien lo esperaba
El paquete en un rincón es la causa nº 1 de «esto no ha llegado».
- 4
Y guardar el albarán, no tirarlo con el embalaje
Es la prueba de la entrega, y acaba en la basura sorprendentemente a menudo.
Ojo con esto
Hay un caso que conviene tener resuelto de antemano en cualquier recepción: **el repartidor tiene prisa y presiona para firmar sin mirar**. No es mala fe, es su ruta. Pero la prisa es suya y las consecuencias son vuestras. Una instrucción de una línea a quien esté en recepción —«si el bulto está dañado, se anota antes de firmar, aunque el repartidor espere»— resuelve el noventa por ciento de las reclamaciones que después no se pueden sostener.
›¿Puede firmar cualquiera?
En la práctica sí, y por eso conviene que sepan qué mirar.
›¿Y si el paquete no era para nosotros?
No lo firméis. Devolvedlo en el momento.
›He firmado y estaba dañado, ¿puedo reclamar?
Es mucho más difícil. Avisad de inmediato y por escrito.
Un caso real
La situación
Se firma un bulto visiblemente golpeado sin anotar nada y luego se reclama.
Qué haces
- Anota «bulto dañado» en el albarán antes de firmar
Qué consigues
La reclamación se sostiene porque consta el estado a la llegada.
La situación
El paquete se queda en un rincón y quien lo esperaba lo da por no recibido.
Qué haces
- Avisa a quien lo esperaba en cuanto se recibe
Qué consigues
Deja de haber material recibido y buscado a la vez.
La situación
El albarán se tira con el embalaje y no queda prueba de la entrega.
Qué haces
- Guarda el albarán en el expediente del pedido
Qué consigues
La entrega se puede demostrar meses después.
La situación
Firma quien está en recepción sin mirar qué firma.
Qué haces
- Registra quién recibió cada entrega
Qué consigues
La mitad de las discusiones desaparece.
La situación
Se firma por algo que la empresa no había pedido.
Qué haces
- Comprueba el destinatario antes de aceptar
Qué consigues
No se acepta lo que no corresponde.
La situación
La entrega se acepta dañada sin dejar constancia.
Qué haces
- Anota la incidencia en el momento
Qué consigues
La aceptación no cierra la puerta a reclamar.
Este artículo responde a
- quien puede firmar una entrega en la empresa
- he firmado un albaran que no era mio
- recepcion de mercancia sin comprobar
- firmar entrega en nombre de la empresa