Logística
El almacén que guarda para varios dueños
Custodiáis mercancía que no es vuestra y de varios clientes a la vez. Lo que os protege es saber en todo momento qué es de quién.
En vuestras estanterías hay mercancía de seis empresas distintas. Ninguna es vuestra y de todas respondéis mientras estén ahí. Es una posición cómoda comercialmente e incómoda documentalmente: **el riesgo no está en lo que hacéis, está en lo que no podéis demostrar**.
Las cuatro preguntas que os van a hacer
| Pregunta | Qué la contesta |
|---|---|
| ¿Qué entró, cuándo y de quién? | El registro de entradas, con estado a la llegada |
| ¿En qué condiciones se guardó? | Los registros del almacén de ese periodo |
| ¿Qué salió, cuándo y por orden de quién? | El registro de salidas y quién la autorizó |
| **¿Cómo sabéis que esto es de ese cliente?** | **La separación e identificación, que es lo que falla** |
Importante
**Recibir sin comprobar es aceptar lo que llegó tal y como llegó.** Es la misma regla del muelle en cualquier sector, y aquí pesa el doble porque la mercancía no es vuestra: si entra dañada o incompleta y lo firmáis sin reserva, el daño pasa a estar dentro de vuestro periodo de custodia. Anotar el estado a la llegada —aunque sea una línea y una foto— es la diferencia entre custodiar y responder de lo que otro rompió.
Lo que hay que dejar pactado con cada cliente
- 1
Quién puede ordenar una salida y cómo se acredita
Es por donde entran los problemas serios, no por el inventario.
- 2
Qué se comprueba al recibir y qué se anota
Cantidad, estado, temperatura si aplica, documentación que acompaña.
- 3
Qué se hace con lo que llega mal
Aceptar con reserva, rechazar o aislar. Decidido antes.
- 4
Y qué pasa si el cliente deja de pagar o desaparece
Es incómodo pactarlo y peor resolverlo sin nada escrito.
Ojo con esto
El punto por donde entran los disgustos grandes no es el almacén: **es la orden de salida**. Una llamada, un correo de una dirección parecida, alguien que dice ser de la empresa cliente. La mercancía sale, y demostrar después que la orden parecía legítima es muy difícil si no había un procedimiento. Quién puede pedir una salida, por qué canal y cómo se comprueba tiene que estar pactado por escrito con cada cliente — no decidido por quien esté en la oficina esa tarde.
Ten en cuenta
Qué obligaciones asume un depositario, qué responde de la mercancía ajena y qué documentación debe llevar depende del contrato y de la normativa aplicable a la actividad y al tipo de producto. **Eso lo concreta vuestro asesor**; aquí se explica lo que en la práctica decide si podéis demostrar que cumplisteis.
›¿Respondo de la mercancía de mis clientes?
Mientras está en vuestra custodia, en los términos del contrato. Por eso importa el estado de entrada.
›¿Puedo sacar mercancía por una llamada?
Es exactamente por donde entran los problemas. Pactad el procedimiento.
›¿Y si un cliente desaparece?
Sin nada escrito, es un problema largo. Pactadlo al empezar.
Un caso real
La situación
Entra un palé dañado y se firma la recepción sin anotar nada.
Qué haces
- Anota el estado a la llegada, con foto, y acepta con reserva
Qué consigues
El daño no pasa a estar dentro del periodo de custodia.
La situación
Sale mercancía por una llamada de alguien que decía ser del cliente.
Qué haces
- Pacta por escrito quién puede ordenar salidas y cómo se acredita
Qué consigues
La salida deja de depender del criterio de quien coja el teléfono.
La situación
Un cliente reclama que faltaba producto y no consta qué entró exactamente.
Qué haces
- Registra entradas con cantidad, estado y documentación que acompaña
Qué consigues
La reclamación se resuelve con el registro y no con dos versiones.
La situación
Dos dueños comparten estantería y se confunde la mercancía.
Qué haces
- Registra qué ocupa cada ubicación
Qué consigues
La identidad se mantiene por ubicación.
La situación
Un dueño pregunta cuánto tenéis suyo.
Qué haces
- Registra entradas y salidas por dueño
Qué consigues
Se contesta con un dato.
La situación
Se entrega mercancía de un dueño a otro por error.
Qué haces
- Comprueba el dueño antes de cada salida
Qué consigues
El error se evita en el muelle.
Este artículo responde a
- almacen logistico mercancia de terceros
- de que responde un operador logistico
- control de stock de varios clientes
- documentacion en deposito de mercancia