Marta
Hasta dónde llega lo que Marta ve
Busca en lo de vuestra organización, no en lo de vuestro usuario. La diferencia importa más de lo que parece.
Es la primera pregunta que hace cualquiera con responsabilidad: hasta dónde alcanza. Y la respuesta importa porque no es la intuitiva — la gente asume que responde con «lo tuyo», y en realidad busca en lo de la organización.
Dónde están los límites de verdad
| Límite | Existe | Qué significa |
|---|---|---|
| Vuestra organización | Sí, y es el límite duro | No alcanza a lo de otra empresa, ni aunque compartáis proveedor |
| Lo que hay dentro de la organización | Ahí busca | Incluye material que esa persona no abriría por su cuenta |
| Lo que os inventáis en la pregunta | No lo suple | Si no está guardado, no lo sabe |
| Lo borrado | Queda fuera | Lo retirado no vuelve por preguntar |
Importante
Ese segundo punto es el que hay que decidir antes de abrirlo a todo el equipo: **preguntar es una forma de buscar, y busca en el conjunto de la organización**. Si hay material que no debería estar al alcance de todo el mundo, el control es dónde vive y quién tiene acceso a esa parte — no la esperanza de que nadie pregunte por ello. Es exactamente el mismo criterio que aplicáis a una carpeta compartida, aplicado a una conversación.
Lo que se hace con eso, en la práctica
Ojo con esto
Hay otro alcance que sorprende más, y es el de las instrucciones: **lo que se guarda «para toda la organización» cambia las respuestas de los demás**. Si alguien indica que en los informes se use siempre un criterio concreto, eso se aplica también a quien pregunte mañana sin saber que existe esa instrucción. No es un fallo — es lo que permite que el asistente trabaje como trabaja la casa —, pero conviene que esas instrucciones tengan dueño y se revisen, como cualquier otra configuración compartida.
Cómo comprobarlo vosotros mismos
- 1
Preguntar por algo que solo esté en una carpeta concreta
Ver si aparece dice más que cualquier explicación.
- 2
Repetir la prueba con un usuario de menos permisos
Así veis dónde está la línea real en vuestra cuenta.
- 3
Y revisar qué instrucciones hay guardadas para todos
Suelen acumularse sin que nadie las relea.
Ten en cuenta
Qué se procesa, qué sale de vuestra organización y qué se puede apagar es otra conversación, y está explicada aparte. Aquí solo se trata el alcance de la búsqueda.
›¿Puede ver lo de otra organización?
No. Ese es el límite que no se cruza.
›¿Y si borro un documento?
Deja de estar disponible para responder.
›¿Queda registro de lo que se le pregunta?
Sí, y conviene saberlo antes de preguntar cualquier cosa.
Un caso real
La situación
Una empresa quiere abrir el asistente a todo el equipo y duda sobre los documentos de personal.
Qué haces
- Los mueve a una parte con acceso restringido antes de abrirlo, y lo comprueba preguntando
Qué consigues
El alcance de las respuestas coincide con el acceso que ya tenía decidido, no con la suerte.
La situación
Se pregunta por un expediente al que no se tiene acceso.
Qué haces
- Comprueba el alcance antes de fiarse
Qué consigues
La respuesta se lee sabiendo qué abarca.
La situación
La respuesta parece incompleta.
Qué haces
- Comprueba qué expedientes ve
Qué consigues
La omisión se explica.
La situación
Se espera que vea documentos de otra organización.
Qué haces
- Comprueba desde cuál se está preguntando
Qué consigues
La confusión se resuelve.
La situación
Un usuario ve más de lo que debería en una respuesta.
Qué haces
- Revisa sus permisos
Qué consigues
El alcance se ajusta al puesto.
La situación
Se comparte una respuesta con alguien de fuera.
Qué haces
- Comprueba qué información contiene
Qué consigues
No sale más de lo que debe.
Este artículo responde a
- marta ve todos los documentos
- puede ver un documento que no es mío
- los permisos afectan a lo que responde
- qué alcance tiene el asistente