Marta
Marta no encuentra algo que existe
Cuatro razones, en orden de probabilidad, y qué hacer con cada una.
Preguntáis por algo que sabéis que está y la respuesta es que no consta. Antes de dar por hecho que falla, conviene descartar cuatro cosas, porque solo la última lo es de verdad.
Las cuatro razones, por probabilidad
| Razón | Cómo se comprueba | Qué hacer |
|---|---|---|
| No tenéis permiso para verlo | Buscadlo vosotros a mano | Pedir acceso a quien administre |
| Está en otra organización | Mirar en cuál estáis | Cambiar de organización |
| Se subió sin leer | Abrirlo y ver si tiene texto | Volver a procesarlo |
| La pregunta apuntaba a otra cosa | Preguntar con un identificador | Reformular con un dato concreto |
Importante
La primera es la más frecuente con diferencia y la que menos parece un problema de permisos: la respuesta no dice «no puedes verlo», dice que no consta. Y es correcto: para vuestro permiso, no consta.
Cómo preguntar para que aparezca
- 1
Con un identificador antes que con un nombre
Un NIF o un número de expediente no se escribe de tres maneras distintas.
- 2
Diciendo de qué es, no solo qué queréis
«El seguro de responsabilidad civil de X» encuentra mejor que «el seguro de X».
- 3
Sin la fecha, al principio
La fecha que recordáis suele estar desplazada y descarta justo lo que buscáis.
- 4
Y por partes si la pregunta es larga
Dos preguntas simples funcionan mejor que una con cuatro condiciones.
Ojo con esto
Si tras todo eso seguís sin encontrarlo, buscadlo a mano antes de concluir nada. Si a mano tampoco aparece, el problema no es de la pregunta: o no está subido, o no lo podéis ver.
El caso del escaneo mudo
Un documento escaneado sin lectura existe pero no dice nada de sí mismo. Está en el listado, se puede abrir, y aun así no responde a ninguna pregunta sobre su contenido. Es el caso que más desconcierta porque el documento se ve perfectamente en pantalla.
Ten en cuenta
Preguntar consume, también cuando la respuesta es que no hay nada. Descartar permisos y organización antes de reformular cinco veces sale más barato y suele ser la respuesta.
›¿Aprende de mis correcciones?
Recuerda lo que le indiquéis expresamente; no reinterpreta el pasado por su cuenta.
›¿Puede buscar en documentos de otro equipo?
Solo si vuestro permiso os deja verlos.
›¿Y si el documento es muy nuevo?
Puede tardar un momento en estar disponible tras subirlo.
Un caso real
La situación
Alguien pregunta por un contrato y le dicen que no consta, aunque lo subió su compañera.
Qué haces
- Lo busca a mano y tampoco aparece
- Pide acceso al equipo que lo custodia
Qué consigues
Aparece en cuanto tiene permiso, sin que hubiera ningún fallo que arreglar.
La situación
Se busca algo que existe y no aparece.
Qué haces
- Comprueba si tenéis acceso a ese expediente
Qué consigues
Se descarta un problema de alcance.
La situación
El documento se subió sin procesar.
Qué haces
- Comprueba si su contenido es buscable
Qué consigues
El documento pasa a encontrarse.
La situación
Se busca por un dato que no se extrajo.
Qué haces
- Añade ese campo a la extracción
Qué consigues
La búsqueda encuentra lo que hace falta.
La situación
La pregunta usa un término que el documento no usa.
Qué haces
- Prueba con las palabras del documento
Qué consigues
La coincidencia aparece.
La situación
El documento está en otro expediente.
Qué haces
- Amplía el alcance de la pregunta
Qué consigues
Se localiza sin recorrer carpetas.
Este artículo responde a
- marta no encuentra un documento
- la ia dice que no hay nada y sí lo hay
- por qué no me encuentra lo que busco
- el asistente no ve mis documentos