Resolución de problemas
El aviso me ha llegado tarde
Saltó cuando ya no daba tiempo a hacer nada. Casi nunca es un fallo: es un margen calculado con el reloj equivocado.
El aviso salió cuando tenía que salir, lo recibisteis y aun así llegasteis tarde. La reacción normal es subir el margen a bulto; la útil es mirar de qué depende renovar eso, porque el margen correcto casi nunca lo marca vuestro calendario.
Cuánta antelación hace falta de verdad
| De quién depende la renovación | Cuánto tarda en la práctica | Qué margen pedir |
|---|---|---|
| De vosotros | Lo que tardéis en sentaros | Poco: días |
| De un proveedor pequeño | Lo que tarde en contestar y en emitirlo | Semanas |
| De un organismo o una cita previa | Lo que den de cita, no lo que tardéis vosotros | Mucho más de lo que parece |
| De varias partes encadenadas | La suma de todas, no la más lenta | El doble de vuestra estimación |
Importante
La tercera fila es la que rompe los cálculos y la que nadie tiene delante al configurar: **hay renovaciones cuyo plazo no lo decidís vosotros ni vuestro proveedor**. Si hace falta una cita, una inspección o la emisión de un organismo, el reloj lo pone quien da esa cita — y puede estar a dos meses vista. Un margen de treinta días es generosísimo para un seguro y ridículo para eso. Por eso el margen se pone por tipo de documento, no un número igual para todo.
Qué mirar cuando ha pasado
- 1
Comprobar si el aviso salió y a quién
A veces llegó y fue a una persona que estaba fuera.
- 2
Medir cuánto tardó de verdad la renovación
Ese número, y no una intuición, es el margen del año que viene.
- 3
Y subir el margen solo de ese tipo de documento
Subirlo en todo genera ruido y el ruido se ignora.
Ojo con esto
Cuidado con la solución que parece obvia: **poner un margen enorme en todo hace que los avisos lleguen tan pronto que se archivan**. Un aviso a noventa días de algo que se resuelve en dos tardes se lee, se posterga y se olvida — y cuando salta el recordatorio final ya nadie lo mira, porque ese documento «ya avisó». El margen ajustado a cada caso avisa menos veces y por eso se lee.
Los dos casos en que el margen no es el problema
Ten en cuenta
Si el documento es de un tercero, avisadle vosotros antes de que salte vuestro propio aviso: su plazo empieza cuando se entera él, no cuando os enteráis vosotros.
›¿Cuánto margen es razonable por defecto?
El que tardó la última vez, más un tercio. Es mejor dato que cualquier regla.
›¿Puedo poner dos avisos, uno pronto y otro justo antes?
Es lo que mejor funciona: uno para planificar, otro para actuar.
›¿Y si el proveedor siempre entrega tarde?
Ese es otro problema, y merece hablarlo con él, no más avisos.
Un caso real
La situación
Una empresa recibe con quince días el aviso de algo que exige cita previa a dos meses.
Qué haces
- Mide cuánto tardó la última renovación y sube el margen solo de ese tipo de documento
Qué consigues
El aviso siguiente llega cuando todavía se puede pedir cita, y el resto no gana ruido.
La situación
El aviso salta con dos días de margen y hacen falta dos semanas.
Qué haces
- Ajusta la antelación al tiempo real de renovación
Qué consigues
El aviso llega cuando todavía se puede actuar.
La situación
El plazo se calcula sin contar con el proveedor.
Qué haces
- Suma el tiempo que tarda el tercero en responder
Qué consigues
El margen incluye la espera y no solo el trámite.
La situación
Los avisos llegan en agosto y no los lee nadie.
Qué haces
- Adelanta los que caen en periodos de vacaciones
Qué consigues
El calendario tiene en cuenta cuándo hay gente.
La situación
El aviso llega a alguien que ya no está.
Qué haces
- Revisa a quién van dirigidos los avisos
Qué consigues
El aviso llega a quien puede hacer algo.
La situación
Todos los avisos usan la misma antelación.
Qué haces
- Ajusta por tipo de documento
Qué consigues
Lo que tarda más se avisa antes.
Este artículo responde a
- el aviso de caducidad llegó tarde
- cuánta antelación poner en los avisos
- me enteré cuando ya estaba vencido
- configurar el margen de aviso