Resolución de problemas
Sale vencido algo que ya hemos renovado
El papel nuevo está, pero el aviso sigue rojo. Casi siempre es una de cuatro cosas, y ninguna es un fallo.
Renovasteis el seguro, el proveedor mandó el certificado nuevo, alguien lo subió — y la alerta sigue ahí. Antes de dar por hecho que algo va mal, merece la pena mirar cuatro cosas: en la práctica, la explicación es siempre una de ellas.
Las cuatro causas, en el orden en que conviene mirarlas
| Qué pasó | Cómo se reconoce | Qué hacer |
|---|---|---|
| El documento nuevo está en otro sitio | Aparece suelto, o en otro expediente | Moverlo a donde estaba el que caduca |
| Está subido, pero como documento nuevo | Hay dos, y el viejo sigue siendo el que cuenta | Registrarlo como versión nueva del mismo |
| La fecha del documento no se actualizó | El papel es nuevo y la fecha sigue siendo la vieja | Corregir la fecha de vencimiento |
| El documento nuevo caduca antes de lo que creíais | La alerta es correcta y sorprende | Nada: el aviso os está haciendo un favor |
Importante
La segunda fila es la que más se repite y la que peor envejece: **subir el papel nuevo al lado del viejo no sustituye a nada**. Quedan los dos, el vencimiento sigue colgando del antiguo y, lo que es peor, cualquiera que busque después puede coger el equivocado — porque los dos parecen válidos. Un documento que reemplaza a otro se registra como versión nueva de ese, no como documento aparte.
Cómo comprobarlo en un minuto
- 1
Abrir el que da la alerta, no buscar el nuevo
La alerta cuelga de un documento concreto: id por ahí.
- 2
Mirar si tiene versión posterior
Si no la tiene, el nuevo está en otro lado.
- 3
Comprobar la fecha de vencimiento que consta
A veces el papel es correcto y la fecha se quedó atrás.
- 4
Y si todo cuadra, releer la fecha del documento nuevo
La cuarta causa es la más incómoda y la más útil.
Ojo con esto
Un caso que despista mucho más de lo que parece: **el proveedor os manda un certificado que ya nace caducado o con vigencia muy corta**. Se emite con fecha de hace meses, o cubre solo hasta fin de trimestre. La alerta no se equivoca — está señalando algo que conviene hablar con él antes de que os pille en una auditoría, no un problema del sistema.
Cuando la alerta era correcta
Ten en cuenta
Si tras estas cuatro comprobaciones la alerta sigue sin cuadrar, escribid a soporte indicando el documento concreto: con esa referencia se mira en minutos.
›¿Borro el documento antiguo?
No: es la prueba de lo que estaba vigente entonces. Se sustituye, no se borra.
›¿Puedo cambiar solo la fecha?
Sí, si el papel es el correcto. Si el papel es otro, subid la versión.
›¿Y si el aviso llega demasiado tarde para renovar?
Adelantad el margen de aviso: depende de cuánto tarda cada proveedor.
Un caso real
La situación
Una empresa sube el seguro renovado y la alerta de vencimiento sigue activa.
Qué haces
- Abre el documento que da la alerta y lo registra como versión nueva en vez de subirlo aparte
Qué consigues
La alerta se cierra sola y deja de haber dos documentos que parecen igual de válidos.
La situación
El documento nuevo se subió sin actualizar la fecha.
Qué haces
- Comprueba la fecha registrada del documento
Qué consigues
El aviso se apaga en cuanto el dato refleja el papel.
La situación
El documento renovado está en otro expediente.
Qué haces
- Lo asocia al expediente que genera el aviso
Qué consigues
El aviso mira al documento correcto.
La situación
Se renovó pero el proveedor mandó una versión antigua.
Qué haces
- Comprueba la fecha del propio documento
Qué consigues
Se detecta que la renovación no llegó de verdad.
La situación
El aviso se refiere a otro documento del mismo tipo.
Qué haces
- Revisa qué documento concreto está señalando
Qué consigues
Se renueva lo que falta y no lo que ya estaba.
La situación
El dato de vigencia se leyó mal del documento.
Qué haces
- Corrige el dato revisando la imagen
Qué consigues
El aviso vuelve a ser cierto sin tocar el documento.
Este artículo responde a
- sigue apareciendo caducado después de renovar
- he subido el certificado nuevo y sigue en rojo
- el vencimiento no se actualiza
- alertas de caducidad que no desaparecen