Trazabilidad y cumplimiento
El certificado que caduca en agosto
Los vencimientos que caen en el peor momento del año, y cómo dejar de sufrirlos.
Hay vencimientos que se cumplen solos y otros que siempre pillan mal: los de agosto, los de la semana entre Navidad y Año Nuevo, y los del primer día del año. No es mala suerte: es que el aviso llega cuando quien tiene que renovar está fuera, y quien podría suplirle también.
Los tres momentos malos
| Cuándo | Por qué falla | Margen recomendado |
|---|---|---|
| Agosto | Renuevan terceros que también están de vacaciones | Dos meses |
| Fin de año | Se junta con cierres y todo el mundo va corto | Dos meses |
| Primeros de enero | El aviso llegó en Navidad y nadie lo vio | Tres meses |
Importante
El margen no depende de cuánto tardáis vosotros: depende de cuánto tarda quien tiene que emitir el documento. Una aptitud médica, un certificado de un organismo o una póliza renovada por un corredor dependen de terceros con sus propias vacaciones.
Cómo se arregla, de una vez
- 1
Poned el margen por tipo de documento, no uno para todo
Un seguro no tarda lo mismo que una certificación auditada.
- 2
Y un margen mayor para lo que vence en periodo malo
Es la única regla que evita el sufrimiento anual.
- 3
Con responsable nombrado, no «el departamento»
Y un suplente para el periodo en que ese responsable no está.
- 4
Y revisad en junio lo que vence en agosto
Una revisión al año en el momento correcto vale más que doce avisos.
Ojo con esto
El error clásico es fijar el aviso «un mes antes» para todo. Para un documento que se renueva en una tarde sobra; para uno que exige una auditoría externa, llega tarde y garantiza que se vence — con la particularidad de que el aviso funcionó perfectamente.
Si ya se ha vencido
Ese registro importa: la diferencia entre un vencimiento gestionado y uno ignorado, ante una inspección o un cliente, es exactamente poder enseñar cuándo lo visteis y qué hicisteis desde entonces.
Ten en cuenta
Cuando el vencido es de un tercero —un proveedor, una subcontrata—, la decisión de si sigue trabajando es vuestra y conviene que quede escrita, aunque la respuesta sea que sí.
›¿Se puede avisar a varias personas?
Sí, y para los críticos conviene: una sola persona puede estar fuera.
›¿Y si el tercero no renueva a tiempo?
Es una decisión vuestra, no un accidente: bloquear, escalar o aceptar el riesgo.
›¿Cuántos avisos son razonables?
Dos: uno con margen y uno de última llamada. Más se ignoran.
Un caso real
La situación
Una empresa descubre cada agosto dos o tres certificados vencidos.
Qué haces
- Pone margen de dos meses a lo que vence en verano y nombra suplente
- Revisa en junio lo que vence en agosto
Qué consigues
El verano deja de ser el mes de las renovaciones de urgencia.
La situación
Un certificado vence en pleno periodo de vacaciones.
Qué haces
- Adelanta el aviso de lo que cae en agosto
Qué consigues
La renovación se hace antes de que no haya nadie.
La situación
El aviso llega y quien debía actuar está fuera.
Qué haces
- Dirige el aviso también a un suplente
Qué consigues
La renovación no espera a una persona.
La situación
Se renueva tarde y hay un hueco de cobertura.
Qué haces
- Ajusta la antelación al tiempo real del trámite
Qué consigues
No queda ningún día sin cubrir.
La situación
Nadie sabe qué vence en los próximos meses.
Qué haces
- Consulta los vencimientos por fecha
Qué consigues
El calendario se planifica.
La situación
El proveedor tarda más de lo previsto en renovar.
Qué haces
- Suma su tiempo de respuesta a la antelación
Qué consigues
El margen incluye la espera.
Este artículo responde a
- vencimientos en vacaciones
- certificado caducado en agosto
- renovaciones en periodo vacacional
- avisos con suficiente antelación