Resolución de problemas
Hay dos documentos iguales
Duplicados: por qué aparecen, cuál conviene conservar y cuándo no son duplicados.
Aparecen dos entradas que parecen el mismo documento y la reacción es borrar una. Antes de hacerlo conviene mirar cuál de las cuatro situaciones es, porque en dos de ellas borrar es exactamente lo que no hay que hacer.
Las cuatro situaciones
| Situación | Cómo se reconoce | Qué hacer |
|---|---|---|
| Subido dos veces seguidas | Mismo nombre, misma hora, misma persona | Quedaos con uno |
| Lo subieron dos personas | Distinta persona, horas distintas | Uno solo, y avisar de quién lo mantiene |
| Son versiones distintas | Fechas o contenido diferentes | Los dos: la anterior es prueba de lo que hubo |
| Es el mismo papel en dos asuntos | Aparece en dos expedientes | Los dos, y no es un problema |
Importante
La tercera es la que causa daños. Borrar la versión antigua porque «está desfasada» elimina la prueba de qué decía el documento cuando alguien tomó una decisión con él delante. Lo antiguo no estorba: se marca como no vigente y se queda.
Cuál conviene conservar cuando hay que elegir
- 1
El que esté enlazado al expediente
El suelto no tiene contexto y probablemente nadie lo encuentre.
- 2
El que se leyó bien
Si uno es una foto torcida y otro el PDF original, no hay duda.
- 3
El que tenga fecha demostrable
Si uno está sellado y el otro no, el sellado vale más.
- 4
Y ante la duda, ninguno
Un duplicado molesta; un borrado equivocado no se deshace.
Ojo con esto
Ojo con la cuarta situación de la tabla. Que un certificado aparezca en el expediente de tres obras distintas no es un duplicado: es el mismo documento cumpliendo tres funciones. Borrarlo de dos deja dos expedientes incompletos.
Cómo dejan de aparecer
Ten en cuenta
Cada subida consume, también la repetida. No es motivo para perder tiempo comprobando antes de subir, pero sí para no automatizar una importación que suba lo mismo varias veces.
›¿Se puede recuperar lo borrado?
Depende de cuándo y de vuestra política de retención. No lo deis por hecho.
›¿Puedo enlazar el mismo documento en dos sitios?
Sí, y es mejor que subirlo dos veces.
›¿Hay forma de detectarlos?
El mismo contenido produce la misma huella; dos ficheros idénticos se reconocen aunque tengan otro nombre.
Un caso real
La situación
Alguien encuentra dos veces el mismo seguro y borra el más antiguo.
Qué haces
- Comprueba antes que eran dos versiones distintas
- Marca la antigua como no vigente en lugar de borrarla
Qué consigues
Conserva la prueba de qué cobertura había cuando ocurrió un siniestro del año pasado.
La situación
El mismo documento aparece dos veces porque dos personas lo subieron.
Qué haces
- Conserva el que tiene el expediente correcto y borra el otro
Qué consigues
Queda un solo documento y una sola referencia.
La situación
Hay dos versiones parecidas y una está firmada.
Qué haces
- Conserva la firmada y marca la otra como borrador
Qué consigues
Nadie vuelve a trabajar sobre la versión sin valor.
La situación
Dos documentos parecen iguales y tienen fechas distintas.
Qué haces
- Comprueba la vigencia de cada uno
Qué consigues
Se descubre que no eran duplicados sino renovaciones.
La situación
Se borra un duplicado y desaparece un enlace de otro expediente.
Qué haces
- Comprueba dónde está referenciado antes de borrar
Qué consigues
El borrado no rompe nada en otro sitio.
La situación
El proveedor reenvía lo mismo por si acaso.
Qué haces
- Le enseña qué consta ya recibido
Qué consigues
Deja de mandar copias por miedo a que no llegara.
Este artículo responde a
- tengo el mismo documento dos veces
- borrar duplicados
- cuál de las dos copias me quedo
- documento subido dos veces por error