Resolución de problemas
Lo he subido al expediente equivocado
Un documento en el sitio que no era: qué hacer, en qué orden y qué no tocar.
Pasa a todo el mundo y casi nunca es grave, pero el orden en que se arregla sí importa — sobre todo si el expediente equivocado es de otro cliente o de otro proveedor, que es cuando deja de ser un despiste y pasa a ser algo que conviene resolver bien.
Qué hacer, en este orden
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Mirad quién lo ha podido ver
El registro dice si alguien lo abrió entre que se subió y ahora. Es lo primero, no lo último.
- 2
Moverlo, mejor que borrarlo y volver a subirlo
Mover conserva el rastro; borrar y resubir crea un documento nuevo sin historia y consume otra vez.
- 3
Comprobar si disparó algo
Un documento en un expediente puede haber cerrado una petición o disparado una regla.
- 4
Y anotarlo si tuvo consecuencias
Si alguien de fuera llegó a verlo, eso se registra: es información, no una confesión.
Importante
El primer paso es el que casi nadie hace y el único que cambia la respuesta. Si el documento estuvo diez minutos en el expediente de otro cliente y nadie lo abrió, es un despiste; si alguien de esa otra empresa lo consultó, ya no es un problema de orden — es un acceso a documentación que no le correspondía, y eso se gestiona, no se disimula.
Lo que no conviene hacer
| Esto no | Por qué |
|---|---|
| Borrarlo y actuar como si nada | Si alguien lo vio, el rastro es lo único que explica qué pasó |
| Resubirlo sin mover el original | Quedan dos copias en dos sitios y una de ellas sobra |
| Dejarlo «porque total nadie mira ahí» | Alguien mira: los expedientes se auditan y se comparten |
| Arreglarlo el lunes | Cuanto más tiempo esté, más gente ha podido verlo |
Ojo con esto
El caso serio es subir documentación de un cliente en el expediente de otro. No es solo un error de archivo: es documentación de un tercero visible para quien no debía. Si eso ocurre, además de moverlo conviene mirar quién accedió y valorar si hay que decírselo a alguien — y esa valoración no la toma quien se equivocó, la toma quien administre.
Cómo pasa menos
Ten en cuenta
Si el documento equivocado cerró una petición que seguía abierta, reabridla al mover: si no, el tercero cree que ya entregó y vosotros seguís esperando algo que nunca va a llegar.
›¿Se pierde algo al mover?
No: mantiene su historia, su fecha y quién lo subió.
›¿Y si ya lo firmó alguien ahí?
Entonces no lo mováis sin más: consultadlo, porque la firma va sobre ese envío.
›¿Consume mover un documento?
Mover no es subir. Lo que consume es volver a subirlo, y por eso conviene mover.
Un caso real
La situación
Alguien sube un contrato en el expediente de otro cliente y lo borra para resubirlo.
Qué haces
- Mira antes quién accedió y mueve el documento en lugar de borrarlo
Qué consigues
Conserva el rastro completo y detecta que nadie de fuera llegó a verlo.
La situación
El documento va al expediente de otro proveedor.
Qué haces
- Lo mueve antes de que alguien lo apruebe
Qué consigues
El expediente equivocado nunca llega a contar con él.
La situación
Ya se había aprobado en el sitio erróneo.
Qué haces
- Lo mueve y revisa el estado de los dos expedientes
Qué consigues
Los dos quedan reflejando la realidad.
La situación
Se sube a un expediente de otro cliente.
Qué haces
- Lo retira y avisa a quien pudo verlo
Qué consigues
El acceso indebido se corta cuanto antes.
La situación
Se borra en lugar de moverlo y se pierde el rastro.
Qué haces
- Mueve en lugar de borrar y volver a subir
Qué consigues
El histórico del documento sobrevive al traslado.
La situación
Nadie sabe si el proveedor lo mandó dos veces.
Qué haces
- Consulta quién lo aportó y cuándo
Qué consigues
Se distingue un error propio de una duplicidad ajena.
Este artículo responde a
- he subido un documento donde no era
- mover un documento a otro expediente
- documento en el proyecto equivocado
- borrar y volver a subir un archivo