Resolución de problemas
He mandado algo por error
Qué hacer en los primeros diez minutos, que es cuando aún se puede arreglar bien.
El instinto es esperar a ver si alguien lo nota. Es la peor opción: cuanto antes se corte, menos gente lo habrá abierto y más limpia queda la explicación.
Los primeros diez minutos
- 1
Corta el acceso
Anula el envío. El enlace deja de funcionar al momento, aunque el correo ya esté en su bandeja.
- 2
Mira si se abrió
El expediente lo dice. No es lo mismo un correo sin abrir que un documento ya descargado.
- 3
Avisa tú
Un mensaje breve diciendo que fue un error y que ignore el anterior. Enterarse por ti cambia por completo cómo se recibe.
Según lo que hubiera dentro
| Qué mandaste | Qué más hay que hacer |
|---|---|
| Un documento equivocado, sin datos de terceros | Anular y reenviar el correcto |
| Datos personales de otra persona | Avisar a quien lleve protección de datos en vuestra empresa |
| Datos bancarios o de identidad | Además, avisar a la persona afectada |
| Un documento a un competidor de vuestro cliente | Hablarlo con vuestro responsable antes de escribir nada |
Importante
Si lo enviado contenía datos personales de terceros, no es solo un error de trabajo: puede haber obligaciones concretas de comunicación y plazos cortos. Avisad ese mismo día a quien lleve protección de datos en vuestra empresa, aunque penséis que no se llegó a abrir.
Ojo con esto
Anular no borra el correo del buzón de nadie. Corta el acceso al documento, que es lo que importa, pero el mensaje sigue ahí.
Ten en cuenta
Si el error viene de una lista mal filtrada, revisa la lista antes de relanzar. Reenviar deprisa sobre la misma lista repite el error, ahora con contexto.
›¿Puedo saber si lo descargó?
Sí, los accesos quedan registrados.
›¿Se recupera el crédito?
No, el envío ya se consumió.
›¿Queda constancia de que anulé?
Sí, con la hora y el motivo que escribas.
Un caso real
La situación
Se manda el anexo de un empleado a la dirección de otro.
Qué haces
- Anula el envío a los cinco minutos
- Comprueba que no se abrió
- Escribe a la persona explicando el error
- Avisa a quien lleva protección de datos
Qué consigues
El documento nunca se llegó a ver y la comunicación queda hecha el mismo día.
La situación
Se manda una petición al contacto equivocado.
Qué haces
- Cancela el envío y corrige el destinatario
Qué consigues
El error se cierra antes de que el otro lo abra.
La situación
Se envía un documento con un dato mal.
Qué haces
- Avisa al destinatario y manda la versión corregida
Qué consigues
La corrección llega antes que la confusión.
La situación
Se lanza una tanda a cien contactos por error.
Qué haces
- Detiene lo que aún no ha salido y avisa del resto
Qué consigues
El alcance del error se limita en minutos.
La situación
Se manda a firmar un borrador en lugar del definitivo.
Qué haces
- Anula la solicitud antes de que se firme
Qué consigues
No queda una firma sobre el documento equivocado.
La situación
Se descubre el error al día siguiente.
Qué haces
- Avisa igualmente y deja constancia de lo ocurrido
Qué consigues
El rastro explica el envío en lugar de dejarlo sin contexto.
Este artículo responde a
- he enviado un documento a la persona equivocada
- cancelar un envío recién hecho
- he mandado datos confidenciales por error
- retirar un envío