Resolución de problemas
Se lo he mandado a quien no era
Cortad el acceso primero y avisad después. En ese orden, y sin esperar a saber si lo ha abierto.
**Primero cortad el acceso al enlace, después avisad, y solo al final valorad el alcance.** Ese orden importa: cada minuto que el enlace siga vivo es un minuto en el que alguien que no debía puede abrirlo.
Los primeros diez minutos
- 1
Anulad el envío o el enlace
Antes que escribir a nadie. Es lo único que reduce el problema mientras pasa.
- 2
Avisad a quien lo recibió por error
Con una frase pidiéndole que lo ignore y lo borre. La mayoría de la gente coopera.
- 3
Lanzadlo a quien tocaba
Para que el trabajo siga y no se olvide con el susto.
- 4
Y anotad qué pasó, con hora
Diez líneas hoy valen más que la reconstrucción de dentro de un mes.
Importante
**No esperéis a saber si lo ha abierto para actuar.** Es la tentación natural —«a lo mejor no lo ha visto y no hace falta montar nada»— y es exactamente al revés: si no lo ha visto, cortar y avisar no cuesta nada; si lo ha visto, cada minuto cuenta. La duda no es un motivo para esperar, es un motivo para cortar ya.
Cuánto importa depende de qué llevaba dentro
| Qué se mandó | Qué hacer además |
|---|---|
| Un documento sin datos sensibles | Cortar, avisar y seguir |
| Datos de personas | Además, contádselo a quien lleve protección de datos |
| Documentos de otro cliente | Además, decídselo a ese cliente. Se entera igual, y peor |
| Condiciones, precios o algo confidencial | Además, avisad dentro antes de que se entere por fuera |
Ojo con esto
La causa de fondo casi nunca es el despiste: **son dos contactos parecidos en la agenda**. Dos personas con el mismo nombre en empresas distintas, la misma empresa dada de alta dos veces, o un contacto genérico de oficina junto al de la persona concreta. Después de apagar el fuego, media hora limpiando esos duplicados vale más que cualquier propósito de tener más cuidado.
›¿Le aviso aunque no me conteste?
Sí. El aviso os deja en otra posición aunque nunca responda.
›¿Tengo que contarlo dentro de mi empresa?
Si llevaba datos de personas o de un tercero, sí, y cuanto antes.
›¿Puedo saber si lo abrió?
No con certeza, y no cambia lo que hay que hacer ahora.
Un caso real
La situación
Se manda un expediente al contacto de otro cliente con nombre parecido.
Qué haces
- Anula el enlace primero, avisa después y lo relanza a quien tocaba
Qué consigues
La ventana en la que alguien podía abrirlo se reduce a minutos.
La situación
Después del susto, la agenda sigue teniendo los dos contactos casi idénticos.
Qué haces
- Dedica media hora a fusionar duplicados y a distinguir los nombres
Qué consigues
Desaparece la causa, no solo el episodio.
La situación
Se manda un expediente al contacto equivocado.
Qué haces
- Retira el acceso antes de escribir a nadie
Qué consigues
Se corta la exposición aunque el otro no haya mirado.
La situación
El destinatario equivocado es de otra empresa.
Qué haces
- Corta el acceso y avisa a quien corresponda dentro
Qué consigues
La decisión sobre qué comunicar la toma quien debe.
La situación
Se descubre horas después.
Qué haces
- Corta igualmente y registra qué se envió y a quién
Qué consigues
El alcance queda documentado para lo que venga.
La situación
Se pide al destinatario que lo borre y ya está.
Qué haces
- Corta el acceso además de pedirlo
Qué consigues
No se depende de que un tercero cumpla.
Este artículo responde a
- he mandado un documento a la persona equivocada
- he enviado datos a otro cliente
- como retiro un envio mal dirigido
- envio a destinatario equivocado que hago