SmartCheck
Entregar un paquete de pruebas a un perito
Cuando lo que teníais suelto tiene que viajar junto a un abogado, un perito o un juzgado, y llegar comprobable.
Llega el día en que lo que fuisteis certificando durante dos años tiene que salir de vuestra organización en un solo paquete. Y ahí la pregunta ya no es si tenéis las pruebas: es si llegarán en un estado en el que el que las reciba pueda comprobarlas por su cuenta.
Qué tiene que llevar el paquete
| Pieza | Para qué sirve | Qué pasa si falta |
|---|---|---|
| Los ficheros originales, tal cual | Es lo que se comprueba | Sin esto no hay nada que verificar |
| El sello o constancia de cada uno | Fija contenido y momento | Queda un fichero sin fecha demostrable |
| Cómo se comprueba, explicado | Que el receptor lo haga solo | Se lo tenéis que hacer vosotros, y eso vale menos |
| Un índice de qué es cada cosa | Que se entienda sin llamaros | El perito trabaja a ciegas y pregunta por todo |
| El contexto: qué pasó y cuándo | Ordena la lectura | Cada documento se interpreta suelto |
Importante
Hay un error técnico que estropea paquetes enteros y no se ve al hacerlo: **si convertís el fichero, deja de coincidir con su sello**. Reimprimir un PDF, recomprimir una foto para que ocupe menos, exportar desde otro programa o incluso «guardar como» puede cambiar los bytes del archivo — y la comprobación se hace sobre esos bytes exactos, no sobre lo que se ve. El original viaja tal cual, sin optimizar y sin retocar. Si hace falta una versión más ligera para leerla cómodamente, va aparte y se dice que es una copia de lectura.
Cómo se prepara sin estropearlo
- 1
Exportar el expediente completo, no documento a documento
Así viajan juntos el fichero y su constancia.
- 2
No abrir ni volver a guardar los originales
Leerlos no cambia nada; guardarlos otra vez, sí.
- 3
Incluir una hoja de cómo comprobarlo
Media página, con la dirección donde cualquiera puede verificar.
- 4
Y numerar todo con un índice
El que lo recibe suele ser alguien que no conoce vuestro trabajo.
Ojo con esto
El detalle que más credibilidad da y menos cuesta: **que la comprobación la haga el que recibe, no vosotros**. Una captura vuestra diciendo que todo coincide es una captura vuestra. Si le dais el fichero y la forma de comprobarlo, lo verifica él en un minuto y a partir de ahí no está creyendo a nadie: lo está comprobando. Esa diferencia es exactamente lo que se busca al certificar.
Lo que conviene preguntar antes de mandarlo
Ten en cuenta
Qué se aporta en un procedimiento, en qué forma y con qué requisitos formales lo decide vuestro abogado — y varía según el tipo de procedimiento. **Preguntad antes de preparar el paquete**; aquí se explica cómo conseguir que lo que entreguéis siga siendo comprobable al llegar.
›¿Puedo mandarlo comprimido?
Sí: comprimir no cambia los ficheros de dentro. Convertirlos, sí.
›¿Y si me piden papel?
Se imprime, pero el original digital va también: el papel no se puede verificar.
›¿Hace falta enviar el histórico entero?
Preguntad: de más también complica, y a veces no conviene.
Un caso real
La situación
Una empresa prepara pruebas para un perito y comprime las fotos para que quepan en un correo.
Qué haces
- Manda los originales tal cual y adjunta aparte una copia ligera para leer
Qué consigues
El perito verifica cada foto por su cuenta, que es lo que hacía falta que pudiera hacer.
La situación
Se manda al perito una carpeta con ficheros sueltos.
Qué haces
- Entrega las evidencias con sus referencias
Qué consigues
Puede comprobar cada pieza por su cuenta.
La situación
Falta el contexto de qué es cada documento.
Qué haces
- Añade un índice de lo entregado
Qué consigues
El paquete se entiende sin llamadas.
La situación
Se entregan ficheros abiertos y reguardados.
Qué haces
- Entrega los originales tal cual se sellaron
Qué consigues
La verificación sale correcta.
La situación
Se entrega de más por si acaso.
Qué haces
- Selecciona lo que corresponde al caso
Qué consigues
No se aporta información que no hacía falta.
La situación
No queda constancia de qué se entregó.
Qué haces
- Registra el paquete y su fecha
Qué consigues
La entrega es demostrable después.
Este artículo responde a
- preparar pruebas para un perito
- entregar documentación a un abogado con validez
- cómo mandar evidencias a un juzgado
- que el archivo siga siendo verificable