Tu día a día
Alguien me pide un documento ahora mismo
Encontrarlo y mandarlo bien, con un cliente o un inspector esperando.
Alguien está esperando: un inspector en la puerta, un cliente al teléfono, un abogado con un plazo. Son treinta segundos de búsqueda y una decisión de treinta segundos sobre cómo mandarlo. Las dos se hacen mal con prisa.
Encontrarlo
- 1
Busca por lo que dice, no por dónde crees que está
Un NIF, una matrícula, un número de póliza. El nombre del archivo casi nunca lo recuerda nadie.
- 2
Si sale mucho, filtra por fecha
Más rápido que añadir palabras, que suele dejar cero resultados.
- 3
Si no sale, mira la organización y tus permisos
Son las dos causas más frecuentes y ninguna es un problema de búsqueda.
Mandarlo
| Quién lo pide | Cómo mandarlo |
|---|---|
| Un inspector, en el sitio | Enseñarlo en pantalla; no hace falta mandar nada |
| Un cliente que solo tiene que verlo | Un enlace: no deja copia suelta y queda registrado |
| Un abogado o un juzgado | El archivo original con su comprobante, no una impresión |
| Alguien de fuera que os lo pide por correo | Comprobad quién es antes de mandar nada |
Importante
La última fila es la que se salta con prisa y la que más caro sale. Una petición urgente por correo pidiendo un documento con datos sensibles es exactamente la forma de un fraude: si no esperabais esa petición, llamad al número que ya teníais antes de mandar nada.
Ojo con esto
No mandéis una captura de pantalla ni una impresión escaneada cuando el documento tiene que probar algo. Reimprimir un PDF lo cambia, y entonces la verificación dirá que no coincide — con razón.
Ten en cuenta
Si el mismo documento os lo piden tres veces al mes, dejadlo enlazado desde donde trabajáis. La prisa se resuelve antes de que llegue, no cuando llega.
›¿Puedo dar acceso en vez de mandar el archivo?
Sí, y suele ser mejor: se comprueba en el momento y no queda copia.
›¿Queda registro de que lo mandé?
Sí, con fecha y destinatario.
›¿Y si no tengo permiso para verlo?
Pídeselo a quien administre; con prisa es cuando peor se decide saltarse eso.
Un caso real
La situación
Llega un correo urgente pidiendo el contrato de un cliente y los datos bancarios asociados.
Qué haces
- Llama al número que ya tenía del cliente
- Confirma que nadie ha pedido nada
Qué consigues
Evita mandar datos bancarios a quien suplantaba a su cliente, que era el objetivo de la prisa.
La situación
Un cliente pide un certificado por teléfono y hay que buscarlo en tres carpetas.
Qué haces
- Busca por contenido en lugar de por nombre de fichero
- Comparte desde la plataforma en vez de descargar y adjuntar
Qué consigues
Se entrega mientras el cliente sigue al teléfono y queda constancia de qué se envió.
La situación
El documento existe pero con un nombre que nadie recuerda.
Qué haces
- Busca por un dato de dentro del documento
Qué consigues
El nombre del fichero deja de decidir si se encuentra.
La situación
Se manda por correo y no consta que se enviara.
Qué haces
- Comparte desde el expediente
Qué consigues
Queda rastro de quién lo recibió.
La situación
Se manda el expediente entero cuando pedían un documento.
Qué haces
- Comparte solo lo que corresponde
Qué consigues
No se entrega información de más.
La situación
El documento está en el correo de una persona que hoy no está.
Qué haces
- Súbelo al expediente al recibirlo
Qué consigues
La entrega no depende de quién esté ese día.
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