Tu día a día
Cerrar bien un expediente
Terminar el trabajo y cerrar el expediente son dos cosas distintas, y la segunda casi nadie la hace.
Casi todos los expedientes terminan sin cerrarse. El trabajo se acaba, la gente pasa a lo siguiente y el expediente se queda abierto para siempre — hasta que alguien cuenta los pendientes y sale una cifra que no significa nada.
Lo que cuesta no cerrar
| Consecuencia | Cómo se nota |
|---|---|
| Los recuentos dejan de servir | «Tenemos ochenta abiertos» y cuarenta están hechos |
| Siguen saliendo recordatorios | A terceros que ya entregaron, y quedáis mal |
| Se revisa lo mismo cada semana | Alguien lo mira, ve que está bien y no lo cierra tampoco |
| Y lo que sí está parado se esconde | Entre los que solo parecen parados |
Importante
La cuarta es la que de verdad hace daño y la más difícil de ver. Si de ochenta expedientes abiertos cuarenta están terminados, los cinco que llevan meses bloqueados no destacan — se pierden entre el ruido. **Cerrar no es orden: es lo que hace visible el problema real.**
Qué comprobar antes de cerrar
- 1
Que no queden peticiones abiertas
Es lo que sigue mandando recordatorios después de cerrar el trabajo.
- 2
Que esté lo que hay que conservar
Lo que el día de mañana os van a pedir de ese asunto.
- 3
Que lo prometido esté cumplido o anotado
Un compromiso pendiente en un expediente cerrado desaparece.
- 4
Y que si hubo excepciones, estén cerradas
Una excepción abierta en un expediente cerrado es la peor combinación.
Ojo con esto
El caso que conviene tratar aparte: el expediente que **no** se va a completar. No se cierra igual que uno terminado — se cierra diciendo por qué. «Cerrado sin completar: el proveedor no aportó el seguro y se decidió no trabajar con él» informa; cerrarlo sin más deja a quien lo mire dentro de dos años pensando que se os olvidó.
Cuándo conviene dejarlo abierto
Fuera de esos tres casos, un expediente abierto no es una precaución: es ruido que hará que alguien no vea lo importante.
Ten en cuenta
Cerrar no borra nada: el expediente sigue completo, buscable y con su histórico. Lo único que cambia es que deja de contarse entre lo que está en marcha y deja de generar avisos.
›¿Se puede reabrir?
Sí, y es lo normal si aparece algo nuevo de ese asunto.
›¿Y si falta un documento menor?
Decidid: o se pide y sigue abierto, o se cierra anotando que no se pidió.
›¿Quién debería cerrarlo?
Quien lo llevaba. Si nadie lo llevaba, ese era el problema de fondo.
Un caso real
La situación
Un equipo cuenta ochenta expedientes abiertos y no sabe cuáles importan.
Qué haces
- Cierra los terminados y anota el motivo en los que no se completaron
Qué consigues
Quedan doce abiertos de verdad, y los cinco parados de hace meses se ven a la primera.
La situación
Un expediente se da por cerrado y dos meses después falta un documento.
Qué haces
- Comprueba qué queda pendiente antes de cerrar
- Registra el motivo del cierre
- Anota si queda algo abierto a propósito
Qué consigues
El cierre significa lo mismo para todo el equipo y se puede explicar meses después.
La situación
Se cierra y siguen saliendo recordatorios.
Qué haces
- Detén los procesos abiertos al cerrar
Qué consigues
Nadie de fuera recibe peticiones de algo cerrado.
La situación
Nadie sabe por qué se cerró un expediente sin completar.
Qué haces
- Anota el motivo en el propio cierre
Qué consigues
La decisión es explicable.
La situación
El expediente se reabre y se pierde lo anterior.
Qué haces
- Reabre en lugar de crear uno nuevo
Qué consigues
El histórico se conserva.
La situación
Los indicadores cuentan como abiertos expedientes muertos.
Qué haces
- Cierra lo que ya no va a avanzar
Qué consigues
Los números vuelven a decir algo.
Este artículo responde a
- cuándo se cierra un expediente
- qué comprobar antes de cerrar
- expedientes terminados que siguen abiertos
- cerrar o dejar abierto