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Cerrar un expediente que no avanza
Cuándo dejar de insistir, cómo cerrarlo y por qué no conviene dejarlo abierto.
Algunos expedientes no se van a cerrar nunca: el proveedor ya no trabaja con vosotros, el proyecto se cayó, la persona cambió de empresa. Dejarlos abiertos «por si acaso» tiene un coste concreto: el listado se llena de ruido y deja de mirarse.
Cuándo cerrar
| Situación | Qué hacer |
|---|---|
| El proveedor ya no trabaja con vosotros | Cerrar como no aplicable |
| El proyecto se canceló | Cerrar indicando el motivo |
| Lleva tres meses parado sin respuesta | Un último intento por teléfono; si no, cerrar |
| Falta algo que sabéis que no van a dar | Decidir si es realmente bloqueante; si no lo es, desmarcarlo y cerrar |
Importante
Cerrar un expediente incompleto es una decisión, y se registra como tal con su motivo. Eso es preferible a dejarlo abierto: dentro de un año, «se cerró porque el proveedor causó baja» se entiende; un expediente abierto y muerto, no.
Lo que se conserva
Todo lo entregado se queda, con sus fechas. Cerrar no es borrar; es dejar de esperar.
Ten en cuenta
Revisar una vez al trimestre lo que lleva más de dos meses parado y cerrar lo que no va a ninguna parte mantiene el listado en un tamaño en el que se puede mirar de verdad.
›¿Se puede reabrir?
Sí, si el proveedor reaparece.
›¿Se avisa al tercero?
Puedes hacerlo, y suele ser correcto si se le había pedido algo.
›¿Cuenta como incumplimiento en un informe?
Se distingue lo cerrado con motivo de lo incompleto sin más.
Un caso real
La situación
Un listado tiene 140 expedientes abiertos y nadie lo mira ya.
Qué haces
- Filtra los parados más de dos meses
- Cierra 60 con su motivo
- Llama a los 12 que sí siguen vivos
Qué consigues
Quedan 68 expedientes reales y el listado vuelve a ser una herramienta de trabajo.
La situación
Un expediente lleva meses abierto sin avanzar.
Qué haces
- Lo cierra indicando el motivo
Qué consigues
La lista de abiertos vuelve a ser cierta.
La situación
Se deja abierto por si acaso vuelve el proveedor.
Qué haces
- Lo cierra y lo reabre si vuelve
Qué consigues
Los indicadores dejan de estar contaminados.
La situación
Se cierra sin dejar constancia de por qué.
Qué haces
- Anota el motivo del cierre
Qué consigues
Meses después se puede explicar la decisión.
La situación
El proveedor vuelve después de cerrarlo.
Qué haces
- Reabre el expediente con su histórico
Qué consigues
No se pierde lo ya entregado.
La situación
Nadie sabe cuándo hay que dejar de insistir.
Qué haces
- Fija un criterio de cierre por número de recordatorios o tiempo
Qué consigues
La decisión deja de tomarse caso a caso.
Este artículo responde a
- cancelar un expediente
- el proveedor nunca va a entregar
- cerrar un proceso incompleto
- limpiar procesos antiguos