Tu día a día
Convivir con el sistema antiguo
Durante unos meses vais a tener dos sitios. Cómo hacerlo sin duplicar trabajo ni perder cosas.
Nadie cambia de sistema de un día para otro. Durante unos meses habrá cosas aquí y cosas en la carpeta de siempre, y ese periodo es donde se pierden documentos y donde la gente decide si el cambio va en serio o no.
La regla que hace que funcione
Importante
**Lo nuevo entra aquí desde el primer día; lo viejo se trae solo cuando hace falta.** Sin esa regla acabáis manteniendo los dos sitios completos, que es el doble de trabajo y la razón por la que la mayoría de las transiciones se abandonan.
Qué va dónde durante la convivencia
| Situación | Dónde va | Por qué |
|---|---|---|
| Documento nuevo que llega hoy | Aquí, siempre | Si hay excepciones, no hay regla |
| Documento antiguo que alguien consulta | Se sube al consultarlo | Se trae lo que se usa, que es poco |
| Documento antiguo que nadie toca | Se queda donde está | Traerlo no aporta nada |
| Documento antiguo que caduca pronto | Se sube ya | Es el que os va a hacer falta |
Cómo se organiza el periodo
- 1
Poned fecha de corte y decidla en alto
«Desde el lunes 3, lo que llegue entra aquí.» Sin fecha, no hay corte.
- 2
Dejad el sistema antiguo en solo lectura cuando podáis
Mientras se pueda escribir en los dos, se escribirá en los dos.
- 3
Traed primero lo que caduca
Seguros, certificados y contratos con vencimiento. Es lo que os va a hacer falta antes.
- 4
Y revisad a los dos meses qué se ha traído
Suele ser el 10 % del archivo. Ese dato os dice cuánto del resto no hacía falta.
Ojo con esto
El fallo más caro no es técnico: es que alguien siga guardando en la carpeta antigua «solo esta vez». Al mes hay dos verdades y nadie sabe cuál mirar. Si detectáis eso, es más urgente que cualquier migración.
Cuando se puede dar por terminado
Ten en cuenta
El archivo antiguo no hay por qué borrarlo. Puede quedarse en solo lectura todo el tiempo que queráis: lo que importa es que deje de recibir cosas nuevas, no que desaparezca.
›¿Puedo subirlo todo de golpe?
Podéis, y a veces compensa. Pero traer lo que nadie mira solo entierra lo que sí importa.
›¿Cuánto dura la convivencia?
Semanas si hay fecha de corte; indefinidamente si no la hay.
›¿Y si el equipo se resiste?
Casi siempre es porque no encuentran algo. Mirad eso antes que insistir.
Un caso real
La situación
Un equipo lleva cuatro meses con documentos en dos sitios y ya no sabe cuál es el bueno.
Qué haces
- Fija fecha de corte y deja la carpeta antigua en solo lectura
- Sube primero lo que caduca este año
Qué consigues
En tres semanas la pregunta «¿dónde está esto?» deja de tener dos respuestas.
La situación
Durante seis meses conviven el sistema antiguo y el nuevo, y nadie sabe cuál mira.
Qué haces
- Fija la fecha desde la que solo vale el nuevo
- Deja el antiguo en solo lectura
- Anuncia el corte a todo el equipo
Qué consigues
Deja de haber dos verdades y nadie trabaja sobre el sitio equivocado.
La situación
Un documento se sube al sistema antiguo por costumbre.
Qué haces
- Cierra la entrada de documentos en el antiguo
Qué consigues
Lo nuevo entra donde debe.
La situación
Se busca en el nuevo y el documento está en el viejo.
Qué haces
- Anota qué periodo cubre cada uno
Qué consigues
Se sabe dónde buscar sin probar en los dos.
La situación
El sistema antiguo se apaga con documentos que nadie migró.
Qué haces
- Comprueba qué queda antes de apagar
Qué consigues
No se pierde nada por el camino.
La situación
Nadie decide cuándo se apaga el antiguo.
Qué haces
- Pon fecha y responsable
Qué consigues
El solape termina en lugar de eternizarse.
Este artículo responde a
- tenemos dos sistemas a la vez
- migrar poco a poco sin parar el trabajo
- qué hago con lo que está en la carpeta antigua
- transición entre sistemas documentales