Tu día a día
Por dónde empezar cada mañana
Cinco minutos que ordenan el día, en el orden que funciona.
Entrar y mirar «a ver qué hay» es la forma más rápida de perder media hora sin cerrar nada. Este orden hace lo contrario: lo urgente primero, lo que espera a alguien después, y lo tuyo al final.
El orden que funciona
- 1
Lo que ha llegado
Lo que han entregado o firmado desde ayer. Aprobar o rechazar en el momento evita que se acumule.
- 2
Lo que te bloquea a ti
Lo que no puede avanzar sin que hagas algo. Suele ser poco y suele ser rápido.
- 3
Lo que lleva parado
Filtra por antigüedad, no por cantidad. Dos o tres llamadas resuelven más que veinte correos.
- 4
Lo tuyo
Lo que empiezas tú. Va al final a propósito: si empiezas por aquí, lo demás se queda.
| Momento | Qué miras | Cuánto lleva |
|---|---|---|
| Al entrar | Lo llegado desde ayer | Cinco minutos |
| Lunes | Lo parado más de dos semanas | Media hora |
| Fin de mes | Lo que caduca el mes que viene | Diez minutos |
Importante
Aprobar o rechazar en el momento en que llega algo es lo que más tiempo ahorra a la larga. Un documento revisado hoy cuesta un minuto; el mismo documento dentro de tres semanas cuesta reconstruir de qué iba.
Ojo con esto
No empieces por lo que lleva más tiempo parado. Es lo que más pesa mentalmente y lo que menos se mueve, y quema la media hora antes de haber tocado lo urgente.
Ten en cuenta
Si al entrar no sabes qué mirar, pregunta al asistente qué está parado. Devuelve algo accionable sin haber configurado ningún filtro.
›¿Puedo ver solo lo mío?
Sí, filtrando por responsable.
›¿Me avisa si algo urgente llega?
Los avisos se configuran; conviene dejar pocos y que importen.
›¿Y si tengo cientos de expedientes?
Entonces el orden importa más, no menos: filtra siempre antes de mirar.
Un caso real
La situación
Alguien entra cada mañana y navega sin criterio hasta que algo le reclama.
Qué haces
- Adopta el orden: llegado, bloqueado, parado, propio
Qué consigues
Cierra en veinte minutos lo que antes le ocupaba la mañana en trozos.
La situación
Cada mañana se abren los veintitrés expedientes activos para ver cuál se ha movido.
Qué haces
- Filtra por lo que espera acción propia
- Deja el resto correr sin tocarlo
- Revisa aparte, una vez por semana, lo que lleva parado demasiado
Qué consigues
La revisión diaria pasa de media hora a dos minutos y no se pierde nada.
La situación
Se empieza por lo que llegó al correo esa mañana.
Qué haces
- Empieza por lo que bloquea a otro
Qué consigues
El trabajo que desbloquea sale primero.
La situación
Se revisa todo y no se cierra nada.
Qué haces
- Cierra lo que ya solo espera confirmación
Qué consigues
La lista baja en lugar de repetirse.
La situación
Se atiende lo urgente y lo importante nunca llega.
Qué haces
- Reserva un rato fijo para lo que vence en semanas
Qué consigues
Lo que vence deja de convertirse en urgente.
La situación
Nadie sabe qué está esperando a quién.
Qué haces
- Separa lo que espera dentro de lo que espera fuera
Qué consigues
Cada lista tiene una acción distinta.
Este artículo responde a
- qué miro primero al entrar
- cómo organizo mi día en la plataforma
- por dónde empiezo cada día
- rutina diaria de trabajo