Tu día a día
Delegar sin perder el control
Repartir el trabajo y seguir sabiendo cómo va, sin preguntar todos los días.
Delegar falla casi siempre por lo mismo: quien delega pierde la visibilidad y la recupera preguntando, y quien recibe el trabajo interpreta esas preguntas como desconfianza. El problema no es de personas: es que el estado del trabajo no está en ningún sitio que ambos puedan mirar.
Lo que hay que dejar claro al delegar
- 1
Qué es «terminado»
No «encárgate del alta de este proveedor», sino qué tiene que estar hecho para darlo por cerrado.
- 2
Qué decisiones puede tomar y cuáles no
Es lo que evita tanto el bloqueo como la sorpresa desagradable.
- 3
Para cuándo
Con fecha. «Cuando puedas» significa que compite con todo lo demás y pierde.
- 4
Y dónde va a verse el avance
El punto que casi nadie acuerda y el que hace innecesarias las preguntas diarias.
Importante
El cuarto punto es el que sustituye a la supervisión. Si el estado se ve en el expediente, quien delegó mira cuando quiere sin interrumpir, y quien ejecuta no tiene que dar partes. Las dos partes ganan lo mismo: dejar de hablar de estado para hablar de problemas.
Lo que conviene mirar, y con qué frecuencia
| Qué | Cada cuánto | Por qué |
|---|---|---|
| Lo que lleva más tiempo parado | Semanal | Es donde está el problema, no en lo que avanza |
| Lo que vence pronto | Semanal | Es lo único urgente de verdad |
| El resto | No hace falta | Mirarlo es microgestión con otro nombre |
Ojo con esto
Si os encontráis revisando cada expediente delegado, no habéis delegado: habéis repartido la ejecución y conservado la responsabilidad de vigilar, que es la parte que más tiempo consume.
Cuando algo se atasca
Reasignar un expediente atascado sin hablar antes suele resolver ese caso y estropear el siguiente: la persona a la que se lo quitasteis dejará de avisar cuando algo se complique.
Ten en cuenta
Si un expediente no tiene responsable con nombre, no está delegado: está en el aire. «El equipo» no responde de nada, y eso se descubre siempre tarde.
›¿Y si delego a alguien que empieza?
Más detalle en qué es «terminado», misma frecuencia de revisión.
›¿Conviene que varias personas lleven un expediente?
Uno responde y otros ayudan; dos responsables es ninguno.
›¿Cómo sé si estoy microgestionando?
Si preguntáis por cosas que podríais mirar vosotros, sí.
Un caso real
La situación
Un responsable delega quince expedientes y acaba preguntando por ellos cada mañana.
Qué haces
- Acuerda qué es «terminado» y dónde se ve el avance
- Revisa solo lo parado y lo que vence
Qué consigues
Deja de preguntar y el equipo empieza a avisar de los obstáculos por su cuenta.
La situación
Se delega el alta de proveedores y se sigue revisando cada expediente uno a uno.
Qué haces
- Asigna los expedientes a quien los lleva
- Consulta el estado del conjunto en lugar de caso por caso
- Reserva la revisión para lo que se sale del patrón
Qué consigues
El control se mantiene sin repetir el trabajo de quien lo hace.
La situación
Se delega y nadie sabe qué criterio aplicar.
Qué haces
- Deja el criterio escrito en la plantilla
Qué consigues
Las decisiones son las mismas las tome quien las tome.
La situación
Se delega y se pierde de vista lo que se atasca.
Qué haces
- Revisa una vez por semana lo parado
Qué consigues
El atasco se ve sin mirarlo todo.
La situación
Quien recibe la delegación no tiene permisos para cerrar.
Qué haces
- Ajusta los permisos al trabajo delegado
Qué consigues
La delegación funciona de verdad.
La situación
Se delega y luego se corrige por detrás sin decirlo.
Qué haces
- Comenta la corrección con quien lo lleva
Qué consigues
El criterio se aprende en lugar de repetirse el error.
Este artículo responde a
- delegar trabajo sin perder visibilidad
- cómo saber si lo que delegué avanza
- repartir expedientes en un equipo
- seguimiento sin microgestionar