Tu día a día
Repartir el trabajo en un equipo
Que cada expediente tenga dueño, y qué pasa cuando ese dueño falta.
Un expediente sin dueño es un expediente parado. No porque nadie pueda tocarlo, sino porque todos suponen que lo lleva otro — y eso solo se descubre cuando alguien pregunta por él tres semanas después.
La regla
**Una persona por expediente, siempre.** No un equipo, no un buzón: una persona con nombre. Lo de todos no lo hace nadie, y en documentación se nota antes que en ningún sitio porque el que espera está fuera.
| Situación | Quién es el dueño |
|---|---|
| Alta de un proveedor | Quien lo va a comprar o contratar |
| Documentación de una obra | El jefe de esa obra, no el de la oficina |
| Envío a firmar a un cliente | Quien lleva a ese cliente |
| Renovación anual masiva | Uno, aunque el lote sea de trescientos |
Importante
El dueño tiene que ser quien puede resolverlo, no quien lo creó. Si el que lo montó no tiene el teléfono del proveedor ni trato con él, el expediente se va a atascar en la primera insistencia que haga falta.
Cuando el dueño falta
- 1
Antes de irse, reasigna
Vacaciones previstas: se traspasa lo que puede moverse en esas semanas.
- 2
Si es imprevisto, mira lo parado
El filtro por antigüedad enseña enseguida lo que se quedó sin nadie.
- 3
Si se va de la empresa, traspasa todo
Ese mismo día, no al final de mes.
Ojo con esto
Reasignar no reinicia nada: el expediente sigue con su histórico y el tercero no se entera de que ha cambiado quien lo lleva. Lo único que cambia es a quién le llegan los avisos.
Ten en cuenta
Si nadie quiere ser dueño de un expediente, casi siempre es que no debería existir. Es una buena señal para cerrarlo con su motivo.
›¿Puede haber dos responsables?
Técnicamente sí; en la práctica es lo mismo que ninguno.
›¿El tercero ve quién lo lleva?
Ve con quién trata, que es lo que le importa.
›¿Se puede filtrar por responsable?
Sí, y es la vista más útil del lunes.
Un caso real
La situación
Una responsable se va tres semanas y a la vuelta hay nueve expedientes sin mover.
Qué haces
- Antes de irse traspasa los que podían avanzar
- Deja los demás marcados como suyos
Qué consigues
Vuelve con dos parados en vez de nueve, y ninguno por falta de quien lo atendiera.
La situación
Tres personas llevan altas de proveedor y dos escriben al mismo el mismo día.
Qué haces
- Asigna cada expediente a un responsable
- Trabaja sobre el expediente compartido y no sobre copias
- Consulta quién tiene qué antes de repartir más
Qué consigues
El proveedor recibe una petición y no dos, y el reparto se ve sin preguntar.
La situación
El trabajo se reparte de palabra en la reunión del lunes.
Qué haces
- Deja la asignación registrada
Qué consigues
Nadie duda de qué le toca.
La situación
Una persona acumula el doble que el resto.
Qué haces
- Consulta la carga por responsable
Qué consigues
El reparto se ajusta con datos.
La situación
Alguien se va de vacaciones con expedientes abiertos.
Qué haces
- Reasigna antes de que se marche
Qué consigues
Ningún expediente se queda esperando.
La situación
Nadie sabe qué expedientes no tienen dueño.
Qué haces
- Consulta los que están sin asignar
Qué consigues
El trabajo huérfano se ve.
Este artículo responde a
- asignar responsable a un expediente
- quién lleva cada proceso
- el trabajo de un compañero cuando está de vacaciones
- repartir expedientes en el equipo