Tu día a día
El resumen diario
Un correo al día con lo que hay, en lugar de cuarenta avisos sueltos.
Si os llegan avisos sueltos según pasan las cosas, a las dos semanas los estáis ignorando. El resumen diario hace lo contrario: uno al día, a la hora que decidáis, con lo que de verdad hay.
Qué trae
Por qué funciona mejor que los avisos sueltos
| Avisos sueltos | Resumen diario |
|---|---|
| Interrumpen cuando ocurre algo | Se lee cuando tú decides |
| Cuarenta al día se ignoran | Uno al día se abre |
| No dicen qué es urgente | Está ordenado por lo que importa |
Importante
El resumen no sustituye a los avisos de lo urgente. Un documento rechazado o un expediente que se desbloquea sí merecen interrumpir; el resto puede esperar a mañana por la mañana. La combinación que funciona es pocos avisos inmediatos y un resumen para todo lo demás.
Ojo con esto
Generar el resumen consume una vez al día; enviarlo no consume nada, vaya a una persona o a veinte. Es un consumo fijo y previsible, pero conviene saberlo antes de activarlo.
Ten en cuenta
Ponedlo a primera hora, no al final del día. Un resumen que llega a las siete de la tarde se lee mañana, y para entonces ya hay otro.
›¿Puedo elegir qué incluye?
Sí, y conviene: un resumen con todo vuelve a ser ruido.
›¿Lo reciben todos igual?
Cada persona recibe lo suyo, según lo que le toque.
›¿Y los fines de semana?
Se puede ajustar; recibir un resumen el domingo rara vez ayuda.
Un caso real
La situación
Un equipo de seis personas recibe avisos sueltos y nadie los abre ya.
Qué haces
- Deja avisos inmediatos solo para rechazos y desbloqueos
- Activa el resumen a las 8:00
Qué consigues
Vuelven a enterarse de lo que pasa, con un correo al día en lugar de cuarenta.
La situación
Alguien entra tres veces al día a comprobar si algo se ha movido.
Qué haces
- Activa el resumen diario con lo que cambió
- Ajusta la hora a cuando de verdad se lee
- Deja fuera lo que no exige acción
Qué consigues
Las tres visitas diarias se sustituyen por un correo de treinta segundos.
La situación
El resumen llega a las seis de la mañana y se lee a mediodía.
Qué haces
- Ajusta la hora de envío
Qué consigues
El resumen llega cuando se puede actuar.
La situación
El resumen incluye todo y ocupa dos pantallas.
Qué haces
- Deja solo lo que exige acción
Qué consigues
El resumen se lee entero.
La situación
El resumen llega y nadie sabe qué hacer con cada línea.
Qué haces
- Incluye el enlace directo a cada expediente
Qué consigues
Se actúa desde el propio resumen.
La situación
Se recibe el resumen estando de vacaciones.
Qué haces
- Pausa el resumen o redirígelo al suplente
Qué consigues
El resumen llega a quien puede actuar.
Este artículo responde a
- resumen diario de actividad
- recibir un correo con todo lo pendiente
- demasiados avisos agrupar
- informe diario automático