Tu día a día
Que los avisos sirvan de algo
Demasiados avisos es lo mismo que ninguno: se dejan de mirar.
El sistema puede avisarte de casi todo, y ahí está el problema. Un buzón con cuarenta avisos al día se convierte en ruido en una semana, y a partir de ese momento el aviso que importaba también se pierde.
La regla
**Avisa solo de lo que vas a atender ese día.** Todo lo demás se mira cuando toca, no cuando ocurre.
| Suceso | ¿Avisar? | Por qué |
|---|---|---|
| Alguien rechaza un documento | Sí | Requiere que hagas algo |
| Se completa un expediente que esperabas | Sí | Desbloquea trabajo |
| Algo caduca en 30 días | Sí | Da tiempo a actuar |
| Alguien abre un aviso | No | Es información, no una tarea |
| Se entrega un documento más de veinte | No | Se revisa junto al final |
Importante
Si un aviso no termina en que hagas algo, no debería ser un aviso. Debería ser algo que consultas cuando decides mirarlo.
Los dos ajustes que más cambian
Ojo con esto
Cuidado con desactivarlos todos por hartazgo. Lo que suele pasar después es que se escapa una caducidad, y entonces se activan todos otra vez y vuelve el ruido. El punto medio es lo que aguanta.
Ten en cuenta
Si te llegan avisos de cosas que no son tuyas, el problema no son los avisos: son los permisos o el reparto de responsables.
›¿Puedo tener ajustes distintos por módulo?
Sí, y suele hacer falta: no es lo mismo una firma que una subida.
›¿Se pueden recibir por otro canal?
Consultadlo según lo que tengáis configurado.
›¿Si los apago pierdo información?
No. Todo sigue en su expediente; solo dejas de recibir el empujón.
Un caso real
La situación
Una persona recibe 60 avisos al día y ha dejado de mirarlos.
Qué haces
- Deja solo rechazos, expedientes completados y caducidades a 30 días
- Agrupa el resto en un resumen diario
Qué consigues
Baja a cinco o seis al día, y vuelve a abrirlos.
La situación
Llegan cuarenta avisos al día y el equipo ha dejado de abrirlos.
Qué haces
- Deja activos solo los que exigen una acción
- Agrupa en un resumen los que son informativos
- Revisa a los tres meses cuáles se siguen ignorando
Qué consigues
El aviso vuelve a significar que hay algo que hacer.
La situación
El aviso llega a todo el equipo y nadie se da por aludido.
Qué haces
- Dirige cada aviso a un responsable
Qué consigues
Hay alguien a quien le toca.
La situación
El aviso no dice qué hay que hacer.
Qué haces
- Incluye la acción concreta en el propio aviso
Qué consigues
Se actúa sin abrir tres pantallas.
La situación
Los avisos llegan a una dirección que nadie mira.
Qué haces
- Dirígelos a un buzón atendido
Qué consigues
El aviso se lee.
La situación
Un aviso importante se pierde entre veinte rutinarios.
Qué haces
- Separa lo que exige acción de lo que solo informa
Qué consigues
Lo importante destaca.
Este artículo responde a
- configurar notificaciones
- recibo demasiados avisos
- no me entero de lo importante
- desactivar notificaciones