Tu día a día
La limpieza de media hora al mes
Lo que se degrada solo si nadie lo mira, y cómo arreglarlo sin dedicarle un proyecto.
Un sistema documental no se estropea de golpe: se degrada. Cada mes entran contactos duplicados, expedientes que nadie cerró, plantillas que ya no se usan y avisos que van a gente que se fue. A los dos años, buscar cuesta el doble y nadie sabe por qué.
Las cinco cosas que conviene mirar
- 1
Expedientes parados hace más de tres meses
O se retoman o se cierran. Dejarlos abiertos ensucia todos los recuentos.
- 2
Contactos duplicados o sin actividad
El mismo proveedor con tres fichas es la causa nº 1 de «no lo encuentro».
- 3
Avisos que van a quien ya no está
Los que nadie lee son peores que no tener avisos.
- 4
Plantillas que ya no representan cómo trabajáis
Una plantilla desactualizada se sigue usando, y por eso duele.
- 5
Y accesos de gente de fuera
La asesoría de hace dos años, el consultor del proyecto que acabó.
Importante
La media hora se recupera el mismo mes. La causa más común de «esto va lento» o «no encuentro nada» no es el volumen: son los duplicados y lo que quedó abierto sin estarlo.
Qué NO hay que hacer en esa media hora
| Tentación | Por qué no |
|---|---|
| Reorganizar la estructura entera | Media hora no da para eso y lo dejaréis a medias |
| Borrar documentos antiguos | Ocupan poco y borrar es irreversible |
| Cambiar cómo trabaja el equipo | Eso no es limpieza, es un proyecto con su conversación |
Ojo con esto
Y sobre todo, no lo dejéis para «cuando haya un hueco». El hueco no llega, y la degradación es acumulativa: media hora al mes es trivial; ocho horas al año, cuando ya duele, cuesta convencer a alguien de que las dedique.
Cómo saber que hace falta
Cualquiera de las cuatro es señal de que la limpieza lleva tiempo sin hacerse. Las cuatro juntas, de que se hará igualmente, solo que en forma de incidente.
Ten en cuenta
Conviene que la haga siempre la misma persona y a la misma hora del mes. No por burocracia: porque así se detecta la deriva comparando con el mes anterior, que es la parte que de verdad avisa.
›¿Y si somos muy pocos?
Con más razón: la degradación no depende del tamaño y aquí no hay nadie que lo arregle por detrás.
›¿Se puede automatizar?
Los avisos de lo que lleva parado, sí. Decidir qué se cierra, no.
›¿Media hora es realista?
El primer mes no; a partir del segundo, sí.
Un caso real
La situación
Un equipo se queja de que cada vez cuesta más encontrar las cosas.
Qué haces
- Dedica media hora a duplicados, expedientes parados y accesos externos
Qué consigues
Las búsquedas vuelven a dar un resultado y no tres, sin cambiar nada de cómo trabajan.
La situación
En un año se acumulan cuarenta expedientes cerrados a medias y doce plantillas que nadie usa.
Qué haces
- Reserva media hora al mes para revisar
- Cierra lo que ya solo espera confirmación
- Archiva las plantillas sin actividad
Qué consigues
La lista de lo abierto vuelve a ser creíble y los indicadores dicen algo.
La situación
Hay contactos duplicados de la misma empresa.
Qué haces
- Unifica los duplicados en la revisión mensual
Qué consigues
El proveedor recibe uno y no tres.
La situación
Se acumulan documentos que superaron su plazo.
Qué haces
- Revisa qué toca según la política
Qué consigues
El archivo deja de crecer sin criterio.
La situación
Hay accesos activos de gente que ya no está.
Qué haces
- Cruza usuarios con altas y bajas
Qué consigues
Las cuentas activas son las que deben.
La situación
La limpieza se pospone porque nunca es urgente.
Qué haces
- Ponla en el calendario como cualquier otra tarea
Qué consigues
Se hace porque toca y no cuando molesta.
Este artículo responde a
- mantener ordenada la documentación
- limpiar contactos duplicados
- revisión periódica del sistema documental
- por qué cada vez cuesta más encontrar las cosas