Tu día a día
Preparar la semana en quince minutos
Cuatro miradas el lunes que evitan las urgencias del jueves.
El día a día se lleva mirando la bandeja, y eso basta para reaccionar. Lo que evita las urgencias es otra cosa: un rato fijo a la semana mirando lo que **todavía no** es urgente. Son cuatro miradas y caben en quince minutos.
Las cuatro
- 1
Qué vence en las próximas semanas
No lo de esta semana, que ya lo sabéis: lo de dentro de tres o cuatro. Es lo único que da margen.
- 2
Qué lleva más tiempo parado
El expediente más antiguo sin movimiento. No el más urgente: el más viejo.
- 3
Quién no ha contestado a la segunda
Ahí deja de ser insistencia y pasa a ser una decisión que tenéis que tomar.
- 4
Y qué prometisteis la semana pasada
La mirada que más credibilidad salva y la que nadie hace.
Importante
La segunda es contraintuitiva y es la que más rinde. Lo urgente ya tiene quien lo empuje; lo que lleva seis semanas parado no lo empuja nadie, y es exactamente de donde salen las crisis del mes que viene. Mirad lo viejo, no lo ruidoso.
Lo que NO cabe en esos quince minutos
| Esto no | Por qué |
|---|---|
| Revisar expediente por expediente | Si hace falta, el problema es de reparto, no de rutina |
| Rehacer plantillas o procesos | Es trabajo de otro día, con tiempo |
| Contestar todo lo que aparezca | Anotad y seguid: si contestáis, se convierte en una mañana |
Ojo con esto
El error que convierte esto en algo que se abandona en dos semanas es responder mientras se revisa. La revisión es para **decidir qué hay que hacer**, no para hacerlo. Anotad y cerrad; si algo no puede esperar dos horas, es que ya era urgente y estaba en la bandeja.
Cuándo hacerlo
Lo del lunes antes del correo no es una manía: en cuanto se abre la bandeja, la semana la marcan las urgencias de otros. Quince minutos antes es la única ventana en la que decidís vosotros.
Ten en cuenta
Si sois dos o tres, hacedlo juntos: la mitad de los atascos se resuelven ahí mismo, porque casi siempre lo que uno tiene parado depende de algo que otro puede desbloquear en un minuto.
›¿Y si esa semana no da tiempo?
Haced solo la primera y la cuarta: son las que más disgustos evitan.
›¿Hace falta apuntar algo?
Lo que decidáis, sí. Lo que mirasteis, no.
›¿Sirve para un equipo grande?
Sí, pero cada uno con su parcela; una revisión de veinte personas no es una revisión, es una reunión.
Un caso real
La situación
Un responsable vive apagando fuegos y no entiende de dónde salen.
Qué haces
- Reserva quince minutos el lunes y mira lo que vence en tres semanas y lo más antiguo parado
Qué consigues
Al mes, las urgencias bajan porque las está viendo cuando todavía no lo eran.
La situación
El lunes se va en reconstruir qué está pendiente y qué vence.
Qué haces
- Abre la vista guardada de lo que espera acción
- Consulta lo que vence en los próximos quince días
- Reparte lo que haga falta antes de empezar
Qué consigues
La semana empieza con un plan en quince minutos en lugar de con una mañana de revisión.
La situación
Se planifica sin saber qué depende de terceros.
Qué haces
- Separa lo que espera dentro de lo que espera fuera
Qué consigues
Lo que depende de otro se lanza primero.
La situación
Se planifica el lunes lo que vencía el viernes anterior.
Qué haces
- Consulta también lo que ya venció
Qué consigues
Lo atrasado no se queda atrás otra semana.
La situación
Cada persona planifica su parte y nadie ve el conjunto.
Qué haces
- Comparte la vista del equipo
Qué consigues
El reparto se decide con la foto completa.
La situación
La planificación se hace y no se revisa hasta el lunes siguiente.
Qué haces
- Consulta a mitad de semana lo que se ha desviado
Qué consigues
La corrección llega a tiempo.
Este artículo responde a
- organizar la semana de trabajo documental
- qué revisar cada lunes
- evitar urgencias de última hora
- rutina semanal de seguimiento