Tu día a día
Volver de vacaciones
Tres semanas fuera y doscientas cosas esperando: por dónde entrar.
El primer día de vuelta se puede perder entero en mirar cosas. Lo que hace que no se pierda es no intentar ponerse al día de todo: casi nada de lo que pasó en tres semanas necesita vuestra atención ahora.
El orden de vuelta
- 1
Lo que se atascó esperándote
Filtra por lo tuyo que lleva parado desde que te fuiste. Suele ser poco y es lo único urgente.
- 2
Lo que caducó mientras no estabas
Es lo que puede haber causado un problema sin que nadie lo viera.
- 3
Lo que llegó y espera revisión
Aprobar o rechazar en bloque, sin abrir uno a uno.
- 4
Y ya está
El resto se ha resuelto solo o lo ha llevado alguien. Repasarlo es curiosidad, no trabajo.
Importante
Lo que más problemas causa de una ausencia no es lo que se acumuló: es lo que caducó sin que nadie mirara. Un seguro vencido hace dos semanas lleva dos semanas siendo un problema, y no aparece en ninguna bandeja.
Antes de irse, veinte minutos
Ojo con esto
Reasignar no es cargarle el trabajo a un compañero: es que el tercero que espera no descubra que su interlocutor está de vacaciones tres semanas después de haber preguntado.
Ten en cuenta
Si al volver hay cuarenta cosas esperándote específicamente a ti, el problema no son las vacaciones: es que todo pasa por una sola persona, y eso se nota igual en enero.
›¿Puedo poner una respuesta automática?
Para el correo sí; los terceros que esperan documentación agradecen saber a quién escribir.
›¿Y si nadie puede sustituirme?
Entonces reasignad al menos lo que caduca: es lo que no puede esperar.
›¿Se entera el tercero de que cambié de responsable?
Ve con quién trata; el histórico no se reinicia.
Un caso real
La situación
Alguien vuelve de tres semanas y dedica el primer día a revisar todo lo ocurrido.
Qué haces
- Filtra solo lo suyo parado y lo caducado
- Aprueba en bloque lo que espera revisión
Qué consigues
Cierra lo urgente en una hora y descubre dos caducidades que llevaban semanas sin ver.
La situación
Se vuelve de tres semanas de vacaciones con cuatrocientos correos y once expedientes tocados.
Qué haces
- Consulta primero lo que espera acción propia
- Mira aparte lo que lleva parado desde antes de irte
- Deja el correo para después de saber dónde estás
Qué consigues
La vuelta empieza por una lista corta en lugar de por una bandeja de entrada.
La situación
Nadie sabe qué pasó con los expedientes mientras no estabas.
Qué haces
- Consulta el histórico de cada uno
Qué consigues
Se retoma sabiendo qué se movió.
La situación
El suplente hizo cosas y no consta qué decidió.
Qué haces
- Consulta las decisiones registradas
Qué consigues
La continuidad no depende de una conversación.
La situación
Se vuelve y hay vencimientos que pasaron.
Qué haces
- Consulta lo que venció durante la ausencia
Qué consigues
Lo urgente se ataca primero.
La situación
Antes de irse no se avisó a los proveedores.
Qué haces
- Redirige los avisos al suplente antes de marcharte
Qué consigues
Nadie de fuera se queda esperando tres semanas.
Este artículo responde a
- ponerse al día después de vacaciones
- qué miro primero al volver
- acumulación de trabajo tras ausencia
- delegar antes de irme de vacaciones